Case study: System ERP ODL wspomaga rozwój przedsiębiorstw

Wdrożenia modułu Mobilnego Magazyniera w firmie Zacisze S.A.

Zacisze S.A. (www.zacisze.com.pl) to firma, która zajmuje się handlem hurtowym i detalicznym materiałami budowlanymi. Istnieje na rynku od 1986 roku. Obecnie w portfelu spółki Zacisze SA znajdują się:

• 4 duże centra dystrybucyjne
• 23 sklepy detaliczne

W branży hurtowej, gdzie osiąga się niskie marże ponieważ cena jest podstawowym czynnikiem konkurowania, aby zapewnić firmie dochodowość konieczne jest optymalizowanie kosztów. Jednym z głównych źródeł kosztów przedsiębiorstwa Zacisze, zajmującego się handlem hurtowym jest dział logistyki. W ramach projektu wdrożenia nowego systemu informatycznego ERP ODL w firmie Zacisze jednym z głównych celów stało się właśnie zoptymalizowanie  procesów w obszarze magazynowania i transportu. Zmiany w dziale logistyki zostały zainicjowane przez pana Piotra Stępkowskiego - osobę odpowiedzialną za zarządzanie działem logistyki i magazynu. Pan Stępkowski  w ówczesnym czasie pracował na kilku szeregowych stanowiskach w firmie, aby osobiście poznać funkcjonowanie tych działów i zachodzące w nich procesy.

SYTUACJA FIRMY PRZED WPROWADZENIEM ZMIAN:

• Obieg dokumentów magazynowych był wyłącznie papierowy, gromadzono olbrzymie ilości tych dokumentów
• Nie było jednego wyznaczonego miejsca na przechowywanie dokumentów zamówień od klientów, a co za tym idzie nie było również jednego spójnego procesu realizacji tych zamówień. Powodowało to istotne utrudnienia w ich realizacji.
• Towary na magazynie były poukładane wg. producentów, a nie grup towarowych. Proces kompletacji zamówienia był mozolny i trwał zbyt długo.
• Palety z towarem czekającym na załadunek nie miały swojego stałego miejsca na magazynie, przez co pracownicy załadowujący samochód musieli poświęcać zdecydowanie za dużo czasu na szukanie odpowiednich palet do załadunku.
• Trasy samochodów dostawczych nie były zoptymalizowane. Samochody z dostawami pojawiały się aż 2 razy dziennie u danego odbiorcy.
• Wszyscy pracownicy magazynu pracowali od 7 do 18, co zwiększało koszty, ponieważ wymagało płacenia za nadgodziny

W świetle konieczności optymalizacji kosztów narodziła się potrzeba zmian i udoskonalenia stosowanej metodyki.

ZMIANY WPROWADZONE PRZEZ ZACISZE:

• Wprowadzono przemyślany plan lokalizacji towarów w magazynie. Na samym początku drogi pracownika przez magazyn ustawiono grupę towarów ciężkich jak cementy, farby, dalej lżejsze np. kleje i na końcu akcesoria lekkie takie jak pędzle.
• Dla kierowców samochodów dostawczych przygotowano planowe trasy w konkretne dni, aby zoptymalizować proces dostaw.
• Przygotowano specjalne lokalizacje dla towarów czekających na załadunek, aby łatwiej i szybciej udało się załadować samochód.
• Wprowadzono system zmianowy dla pracowników, co wyeliminowało nadgodziny oraz umożliwiło zmniejszenie zespołu.

POTRZEBA ZINFORMATYZOWANIA

Wprowadzone zmiany przyniosły pozytywne efekty, jednak procesy wymagały dalszego doskonalenia, szczególnie w zakresie ich automatyzacji. Powstała również potrzeba sprawowania większej kontroli nad zachodzącymi procesami oraz dostępu do raportów zarządczych oraz analiz biznesowych, które wymagały zastosowania specjalistycznych narzędzi informatycznych. W ramach projektu wdrożenia Systemu ERP ODL firma Zacisze zdecydowała się wdrożyć moduł Mobilny Magazynier.

Mobilny Magazynier to zintegrowane z Systemem ERP ODL oprogramowanie instalowane na mobilnych terminalach danych. Rozwiązanie to pozwala m.in. na przyjmowanie, wydawanie, przesuwanie i inwentaryzowanie towarów w magazynie za pomocą urządzeń mobilnych.  Sterowanie zadaniami dla magazynierów realizowane jest centralnie przez funkcje logistyczne programu magazynowo sprzedażowego ODL, dzięki czemu firma uzyskuje zwiększenie wydajności pracy magazynierów oraz zoptymalizowanie procesów zachodzących w działach magazynu i logistyki. Podczas dostosowywania i wdrażania systemu, obie firmy pracowały jako jeden zgrany zespół, aby rozwiązanie IT ODL jak najlepiej sprostało potrzebom firmy Zacisze. Połączenie doskonałej znajomości biznesu i sposobu, w jaki zachodzące w nim procesy powinny być realizowane wraz z wiedzą informatyczną i doświadczeniem wdrożeniowym, zaowocowało sprawnym i skutecznym wdrożeniem systemu ERP i Modułu Mobilny Magazynier w firmie Zacisze.  

CO SIĘ ZMIENIŁO

• Wszystkie procesy w firmie zostały zintegrowane, a znaczna część pracy zautomatyzowana.
• Zmniejszono papierowy obieg dokumentów do niezbędnego minimum.
• Zamówienia od klientów trafiają do działu sprzedaży, który nadaje im w systemie odpowiedni priorytet m.in. taki jak odbiór własny towaru - priorytet nr 1.
• Dalej dział logistyki decyduje jakie zamówienie i w którym momencie otrzyma pracownik magazynu do realizacji tzn. zostanie przydzielone do jego urządzenia mobilnego.
• Następnie, używając kolektora, magazynier kompletuje zamówienie. Kolektor wygodnie podpowiada lokalizację towarów w magazynie, kieruje pracownika wg. najkrótszej ścieżki logistycznej.
• Kolektory pozwoliły łatwiej sprawować kontrolę nad pracownikami magazynu i zwiększyły ich efektywność. Teraz magazynier nie może sam wybierać zamówienia do pakowania np. najlżejszego, czy najmniej skomplikowanego, musi realizować pierwsze, które pojawi mu się na kolektorze.
• Kolektory pozwalają również na ewidencję czasu pracy. Pracownik firmy Zacisze musi zaznaczać kiedy wychodzi na przerwę, czy np. zajmuje się sprzątaniem magazynu.
• % wykonania zamówienia wyświetla się w Systemie ERP ODL, co pozwala panować nad terminowym realizowaniem zamówień i niepominięciem żadnego zamówienia.

Powyższe zmiany zostały wprowadzone we wszystkich oddziałach hurtowych firmy Zacisze.

MIERZALNE EFEKTY WDROŻENIA:

Należy pamiętać, iż wspomaganie przedsiębiorstwa w jego rozwoju jest bardzo złożonym procesem, który wymaga zaangażowania firm po obu stronach tego procesu. Tylko ich synergia i komplementarność mogą pomóc przedsiębiorstwu wypłynąć na szersze wody. Sama reorganizacja firmy bez wsparcia informatycznego  nie przyniesie zamierzonych efektów, tak samo jak samo wdrożenie systemu ERP bez zaangażowania  i zrozumienia potrzeb wprowadzania zmian po stronie organizacji nie zaowocuje takim rezultatem jak wspólne działanie. Na dzień dzisiejszy, dzięki obopólnej współpracy firma Zacisze może cieszyć się sukcesem jakie przyniosło wdrożenie i w jaki sposób wspomogło ono rozwój firmy.

System ERP ODL w Twojej firmie - skontaktuj się!