Wdrożenie ERP to zmiana, którą trzeba dobrze pokierować

Wdrożenie nowego systemu ERP to dla przedsiębiorstwa znacząca inwestycja, która wiąże firmę
z dostawcą oprogramowania na wiele lat. Proces wyboru  systemu i  firmy wdrożeniowej  jest trudny i czasochłonny, więc kiedy pomyślnie się zakończy, wydaje się  że można odetchnąć i teraz będzie z górki. Tymczasem jest jak w filmach Hitchocka, napięcie nieprzerwanie rośnie, a główną rolę w tym grają  właśnie ludzkie emocje.

W czym leży problem?

problem ERPNaturalnym źródłem frustracji jest mnóstwo pracy, którą zespół projektowy  po stronie klienta ma do wykonania zanim nowy system będzie uruchomiony. To jest przecież dodatkowa praca, bo nikt nie zwalnia w tym czasie członków zespołu od wykonywania codziennych obowiązków, przedsiębiorstwo musi działać bez zakłóceń. Drugim i chyba ważniejszym  źródłem emocji jest opór przed zmianą. System ERP wdrażany jest między innymi po to, aby zredukować koszty operacyjne.  Następuje optymalizacja procesów. Ryzyko redukcji etatów i konieczność zmiany przyzwyczajeń stwarza klimat który potęguje naturalne zachowania ludzi. A naturalny rozkład w populacji  to 50% – 70% ludzi niechętnym zmianom, i tylko 10% – 12% to liderzy zmiany.

Jaka więc jest na to recepta?

Teoretycznie prosta – nie walczyć z ludzką naturą, tylko skutecznie pozytywnie na nią wpływać. Kluczowa jest w tym zakresie komunikacja. Ludzie będą bardziej angażować się w projekt jeśli będą rozmieli kluczowe dla siebie sprawy.

  • Dlaczego to robimy, jaki jest biznesowy powód zmiany ? ( konkurencja szybciej i lepiej realizuje potrzeby klienta )
  • Co konkretnie chcemy osiągnąć? (jakie wskaźniki chcemy poprawić)
  • Jakie otrzymamy narzędzia? (co nowy system poprawi w naszej pracy)
  • Jakie otrzymamy wsparcie? (kto i jak będzie nasz szkolił, czy będzie instrukcja/helpdesk)
  • Co ja z tego będę miał? (więcej czasu na budowanie relacji z klientem, codzienne raporty z realizacji planu, szybkie obliczanie należnej premii)

Komunikacja w wymienionych wyżej kwestiach będzie tym bardziej  skuteczna im wyższy szczebel w firmie będzie ją propagował i to nie tylko jednorazowo, ale cyklicznie i na bieżąco.

Brzmi jak bułka z masłem? Powodzenia!