Faktury cykliczne – odzyskaj tracony czas

Ile minut zajmuje ręczne wystawienie jednej faktury dla jednego klienta? Ile czasu można miesięcznie zaoszczędzić jeśli faktury wystawią się automatycznie? To prosta matematyka, którą zastosowaliśmy projektując mechanizm faktur cyklicznych, stworzony z myślą o firmach, które z określoną częstością wystawiają takie same dokumenty sprzedaży. Dotyczy to wszelkiego rodzaju abonamentów czy zryczałtowanych opłat za usługi.

Jak działa automatyczne wystawianie faktur?

Podstawą do wystawiania faktur cyklicznych jest przypisany do konkretnego kontrahenta dokument Abonament, na podstawie którego system PolkaSQL automatycznie wystawia kolejne faktury sprzedaży. Jednorazowa kilkuminutowa praca przy tworzeniu Abonamentu kończy proces ingerencji człowieka w wystawianie faktur nawet przez kilka kolejnych lat. System nie zapomni wystawić faktury, ani się nie pomyli przy jej wystawianiu. Jeśli parametry umowy ulegną zmianie dokument Abonament można łatwo zmodyfikować np. zmieniając jedynie kwotę i proces automatyczny trwa dalej.

Jak określana jest cykliczność opłat?

Cykliczność opłat jest określana na poziomie pozycji, a nie całego dokumentu. Takie podejście pozwala na posiadanie tylko jednego dokumentu Abonament dla każdego klienta, nawet jeśli różne usługi fakturowane są w różnych cyklach.

Co zawiera dokument Abonament?

Pozycje dokumentu Abonament poza towarem/usługą, ilością, ceną, rabatem i ewentualnymi uwagami posiadają także określenie częstości wystawiania (miesiąc, kwartał, pół roku, rok), datę następnej faktury oraz możliwość zawieszenia i przywrócenia opłaty bez usuwania pozycji z dokumentu.

Automatyczne wystawienie faktur w systemie PolkaSQL

System PolkaSQL codziennie sprawdza czy danego dnia przypada zapadalność wystawiania faktur na podstawie dokumentów Abonament i jeśli znajdzie takie, których pozycje są aktywne, a data ich następnego fakturowania jest zgodna z dniem dzisiejszym to wystawia właściwy dokument sprzedaży. Dokumenty sprzedaży mogą być automatycznie zatwierdzane i wysłane e-mailem do klientów lub mogą wymagać ręcznego sprawdzenia i zatwierdzenia.

Przygotowany w systemie raport na podstawie dokumentów Abonament pozwala przewidzieć przyszłe wpływy na podstawie wystawianych cyklicznie faktur.

Dodaj komentarz