Dlaczego salony jubilerskie potrzebują oprogramowania?

Prowadzenie salonu jubilerskiego lub sieci salonów jest dużym wyzwaniem. Wymaga ciągłego śledzenia trendów, cen kruszców, a co za tym idzie – częstego aktualizowania oferty. W zarządzaniu firmą jubilerską nie wystarczy już więc wysłużony „zeszyt”. Warto zainwestować w profesjonalne oprogramowanie klasy ERP (Enterprise Resource Planning), które pomoże w kierowaniu biznesem biżuteryjnym. Profesjonalny system ERP umożliwia kontrolę nad takimi obszarami przedsiębiorstwa jak: magazyn, sprzedaż (detaliczna i hurtowa), zarządzanie zapasami, współpraca z dostawcami, integracja z aplikacjami internetowymi (sklep www, zamówienia internetowe).

Korzyści z inwestycji w profesjonalny system ERP jest wiele. Do najważniejszych zaliczyć można kontrolę stanów magazynowych, dzięki możliwości ewidencji każdej sztuki asortymentu i znaczne skrócenie czasu wykonywania standardowych czynności. Proces ważenia i etykietowania produktów czy inwentaryzacja zajmuje trzykrotnie mniej czasu (waga podłączona do komputera oraz automatyczny wydruk etykiet i współpraca z kolektorem danych). Oprogramowanie pozwala na sprawniejszą obsługę klienta (intuicyjny ekran sprzedaży i integracja z urządzeniami typu: czytnik kodów kreskowych, drukarka fiskalna, etc.) i redukcję błędów pracowniczych (wewnętrzny system kontroli). Na uwagę zasługuje również zwykle rozbudowany moduł raportowania, dzięki któremu łatwiej można, m.in. zaplanować zakupy czy działania marketingowe.

Korzystając z systemu ERP użytkownicy mają pewność, że dane są kompletne i bieżące. Ma to kluczowe znaczenie przede wszystkim w kierowaniu siecią salonów sprzedaży, gdzie aktualne i spójne informacje o działaniach całej firmy pozwalają na szybkie reakcje kadry zarządzającej.

Dokonywanie zakupów przez internet jest dzisiaj codziennością i stawia to przed dostawcami oprogramowania wyzwanie dostarczania własnych rozwiązań www lub integracji systemu ze sklepami internetowymi firm zewnętrznych. W pełni zintegrowany system pozwala na uniknięcie podwójnej sprzedaży tego samego produktu (w Internecie oraz salonach stacjonarnych) i znaczną oszczędność czasu – zamawiane w sklepie www towary automatycznie zostają zarezerwowane w systemie ERP, do klienta zostaje wysłane powiadomienie o przyjęciu zamówienia wraz z przewidywanym terminem wysyłki.

Jak wybrać dobry system ERP dla branży jubilerskiej?

Przy wyborze oprogramowania do własnej firmy warto zwrócić uwagę na produkty dedykowane dla branży jubilerskiej, ponieważ większość popularnych programów na rynku, które są przeznaczone do fakturowania i pilnowania stanów magazynowych nie zawiera funkcjonalności branżowych, np.:

  • przyjęcia towarów do magazynu wraz z automatycznym ważeniem i etykietowaniem,
  • wystawienia faktury w gramach lub sztukach,
  • przeliczania prób,
  • obsługi procesu napraw i skupu złomu jubilerskiego, etc.

Ważną kwestią jest też stabilność rozwiązania, a co się z tym wiąże – jakość bazy danych, na którą rzadko w momencie zakupu klient zwraca uwagę. Warto jednak wybrać dostawcę, który proponuje znane rozwiązania komercyjne (np. Sybase czy Oracle), które co prawda wymagają niewielkiego dodatkowego wkładu finansowego, ale są w 100% bezpieczne i stabilne. Darmowe rozwiązania nie mogą zagwarantować takiego poziomu usług, ponieważ brak im właściwego zaplecza.

Już na etapie rozmów handlowych można rozpoznać dobrego dostawcę oprogramowania. Nie udostępnia on wersji demonstracyjnej swojego systemu. Wiąże się to czasem ze zdziwieniem klientów, jednakże jest to działanie zrozumiałe. Złożoność funkcjonalności i możliwości zindywidualizowania systemu ERP zgodnie z oczekiwaniami danej firmy nie pozwala na potraktowanie klienta uniwersalnym demo. Profesjonalny dostawca zaproponuje raczej spotkanie lub zdalną prezentację możliwości systemu opartą na szczegółowej rozmowie określającej najważniejsze oczekiwania klienta dotyczące nowego oprogramowania. Podczas rozmowy konsultant na bieżąco może odpowiadać na pytania klienta i prezentować te funkcjonalności oprogramowania, które interesują rozmówcę.

Istotną kwestią przy wyborze dostawcy oprogramowania jest oczywiście jego doświadczenie we współpracy z firmami jubilerskimi. Nie chodzi tu jedynie o referencje, ale też zaplecze serwisowe. Firma, która zatrudnia tych samych konsultantów od dawna będzie zdecydowanie lepszym wyborem, niż wciąż zmieniająca pracowników lub dysponująca zbyt małym zespołem. Doświadczeni konsultanci mogą zaproponować doradztwo w kwestii procesów biznesowych z uwzględnieniem potrzeb branżowych, a nie jedynie instalację oprogramowania. Klient powinien mieć możliwość stałego kontaktu z wdrożeniowcem oraz serwisem oprogramowania również po zakończeniu projektu.

Dobrze też, jeśli projekt będzie prowadzony bezpośrednio przez producenta oferowanego oprogramowania, ponieważ ma on zdolność rozwoju funkcjonalności aplikacji zgodnie z indywidualnymi potrzebami jej użytkowników.

Warto również zwrócić uwagę na kompleksowość oferty. Profesjonalny dostawca oferuje nie tylko oprogramowanie i projekt wdrożenia, ale również infrastrukturę serwerową, komputery do salonów sprzedaży i urządzenia peryferyjne, jak: czytniki kodów, drukarki etykiet, drukarki fiskalne, kolektory danych, itp.

Dostawca może proponować też różne możliwości instalacji systemu – na serwerach własnych klienta lub w coraz bardziej popularnej „chmurze”, czyli z wykorzystaniem infrastruktury i możliwości data center. Drugie rozwiązanie polecane jest zwykle mniejszym firmom, ze względu na wartą rozważenia ofertę finansową.

Docieramy więc do kwestii kosztów. Należy pamiętać, że profesjonalny dostawca nie wykona projektu wdrożenia profesjonalnego oprogramowania ERP dedykowanego dla konkretnej branży w cenie programu pudełkowego. Zwykle na wycenę rozwiązania składają się trzy elementy:

  • koszty licencji samego systemu (ewentualnie rozszerzone o koszty oprogramowania bazodanowego),
  • koszt prac wdrożeniowych (czyli wszystkich prac działu serwisu począwszy od analizy przedwdrożeniowej, przez indywidualne konfiguracje, aż do uruchomienia systemu)
  • oraz koszt (roczny, miesięczny, kwartalny) rozwoju oprogramowania oraz obsługi serwisowej.

Wybór oprogramowania ERP jest poważną decyzją oraz zmianą sposobu pracy dla firmy i wymaga pełnego zaangażowania zarówno po stronie dostawcy, jak i klienta. Jest to decyzja podejmowana na długo, więc warto wybrać rozwiązanie od sprawdzonego partnera biznesowego.  Zachęcamy do zapoznania się z naszą ofertą i do obejrzenia video prezentującego najnowsza wersję Systemu ERP ODL dedykowaną jubilerom: