Wdrożenie ERP – fakty i mity CZ. II

CZĘŚĆ II

Mit nr 4: Zmiana systemu powinna odbyć się na przełomie roku

Pomysł wydaje się być naturalny i uzasadniony. Zamykamy rok w starym systemie, robimy inwentaryzację i sprawozdania finansowe. Rozpoczynamy działanie w nowym środowisku informatycznym i nie zaglądamy już do starych programów.

Jednak taki plan często się nie sprawdza. W praktyce oznacza bowiem dokonanie bardzo dużej zmiany w newralgicznym okresie dla działu księgowości, który w tym samym czasie będzie w trakcie zamykania starego roku i stawiania pierwszych kroków z nowym narzędziem. Stres i nawał pracy zawsze mogą powodować błędy. Z perspektywy całej firmy natomiast start nowego systemu w pierwszym dniu roboczym stycznia oznacza, że największa intensywność działań tj. szkoleń i ostatecznych testów przypada na okres świąteczno-noworoczny, kiedy myśli krążą na zupełnie innej orbicie, a wiele osób planowało być na urlopie. Najlepszym rozwiązaniem jest dokonanie zmiany systemu w okresie pozasezonowym dla branży, w której działamy. Pracownicy mają wtedy więcej czasu, aby się przeszkolić i rozpocząć stąpanie po nowym gruncie w odrobinę zwolnionym tempie. Ryzyko potknięć jest znacznie mniejsze. Ważne jest tylko, żeby podstawowy okres rozliczeniowy czyli miesiąc lub kwartał nie był księgowany w dwóch rożnych systemach.

Mit nr 5: Z nowego systemu powinni być zadowoleni wszyscy pracownicy

Od dawna większość narzekała na niewygody i braki starego systemu. Panowała ogólna zgoda, że oprogramowanie stało się barierą w rozwoju i potrzebny jest nowy system ERP. A więc po trudnym procesie wyboru i kilku miesiącach prac projektowych wreszcie mamy „do biegu gotowi, start!”
i przychodzi zaskoczenie, bo słychać mnóstwo narzekania, że to nie tak miało być. Co się dzieje? Frustracja przepracowanego kierownika wdrożenia sięga zenitu. Spokojnie, to nie awaria. To naturalna reakcja na zmianę, której jak już wspominaliśmy większość po prostu nie lubi. Naciśnięcie klawisza F4 powoduje inne akcje systemowe niż przez ostatnich 10 lat, a więc użytkownik na początku doświadcza głównie niewygody, jeszcze nie dostrzegając korzyści. Choroba wieku dziecięcego, która u większości osób minie, kiedy nabiorą biegłości i zaczną korzystać z nowych, nieznanych dotąd możliwości oprogramowania, oszczędzając czas i zyskując błyskawiczny dostęp do ważnych informacji. Niestety zwykle pozostaje pewna grupa niezadowolonych, którzy w wyniku zmiany systemu stracili coś dla siebie ważnego, na przykład bycie niezastąpionym. Sytuacja praktycznie nie do uniknięcia, jeśli celem inwestycji w nowy system ERP jest osiągnięcie realnych korzyści biznesowych z perspektywy całego przedsiębiorstwa.

Mit nr 6: Wdrożenie kończy się z dniem podpisania protokołu odbioru końcowego

Podpisanie protokołu oznacza, że zrealizowane zostały założenia systemowe opisane w analizie przedwdrożeniowej, pracownicy przeszli szkolenia, odbył się start produkcyjny systemu, błędy występują sporadycznie. Co do zasady można więc uznać, że wdrożenie zostało zakończone i rozpoczął się etap eksploatacji – moment istotny z formalnego punktu widzenia. Dla przedsiębiorstwa, które zainwestowało we wdrożenie ERP jest to początek drogi, która może stać się autostradą albo skończyć się za pierwszym rogiem. Scenariusz autostrady zrealizuje się jeśli wewnętrznie projekt wdrożenia nie zostanie zamknięty i zapomniany. Faza eksploatacji stanie się fazą stałej optymalizacji, jeśli firma zadba o to, aby kluczowi użytkownicy dalej pełnili swoją rolę na styku procesów i oprogramowania, które jest inteligentnym narzędziem, ale tylko narzędziem.   Z doświadczenia ODL wynika, że warto też zainwestować w audyt powdrożeniowy, którego celem będzie wskazanie niewykorzystanego potencjału systemu i obszarów wymagających dodatkowych szkoleń dla bardziej zaawansowanych potrzeb. Audyt powinien odbyć się nie wcześniej niż 6-9 miesięcy od startu produkcyjnego systemu. Po takim czasie użytkownicy mają szansę zebrać wystarczająco dużo doświadczeń, aby zidentyfikować nowe potrzeby wynikające zarówno z chęci dalszego usprawniania procesów, ale także wprowadzania innowacji ważnych dla budowania konkurencyjności firmy na rynku.

…Przejdź do części I

 

 

Dodaj komentarz