System ERP ODL gotowy na KSeF

System ERP ODL, wspierający e-fakturowanie, jest gotowy na integrację z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF), obowiązującym w Polsce od 1 stycznia 2022 roku. KSeF to oficjalna rządowa platforma do wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Od 1 lipca 2024 roku e-fakturowanie stanie się obowiązkowe dla wszystkich podmiotów w Polsce. System ERP ODL umożliwia tworzenie, wysyłanie i importowanie dokumentów zgodnych ze strukturą e-Faktury, a także automatyzację procesów związanych z KSeF. W artykule omawiamy kwestie przygotowania się do wdrożenia KSeF w systemie ERP ODL oraz zarządzania uprawnieniami użytkowników na platformie KSeF.

Czym jest KSeF?

Krajowy System e-Faktur jest oficjalną rządową platformą służącą do wystawiania, otrzymywania oraz przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Platforma została udostępniona w Polsce 1 stycznia 2022 roku dla wszystkich podatników. Obecnie jest rozwiązaniem dobrowolnym.

Kiedy e-fakturowanie stanie się w Polsce obowiązkowe?

Według aktualnych zapowiedzi Ministerstwa Finansów obowiązek e-fakturowania dla wszystkich podmiotów zostanie wprowadzony w Polsce w od 1 lipca 2024 roku.

Czy KSeF zastąpi JPK-FA?

Dla faktur wystawionych z użyciem Krajowego Systemu e-Faktur nie ma obowiązku przekazywania JPK-FA na żądanie urzędów skarbowych, ponieważ tak wystawione e-Faktury zawierają wszystkie elementy, jakie są przekazywane w JPK-FA.

Czym jest faktura ustrukturyzowana?

Jest to dokument utworzony w formacie xml zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury (FA_VAT). Ustawodawca przewiduje możliwość wystawiania faktury ustrukturyzowanej bezpośrednio w KSeF (tj. za pośrednictwem interfejsu webowego KSeF) lub w systemie informatycznym podatnika zgodnie z opublikowanym wzorem ustrukturyzowanej faktury elektronicznej. W przypadku tworzenia e-Faktur w systemie informatycznym dokumenty powinny zostać dostarczone do KSeF za pośrednictwem zdefiniowanego połączenia.

Jakie możliwości w zakresie e‑fakturowania są dostępne wsystemie ERP ODL?

System ERP ODL tworzy dokumenty w formacie xml zgodne ze strukturą logiczną e‑Faktury. Dodatkowo zostały także przygotowane mechanizmy wysyłki dokumentów do KSeF oraz importu z KSeF dokumentów wystawionych przez dostawców. Standardowo wysyłka dokumentów jest automatyczna. Skonfigurowany w systemie mechanizm w określonym interwale czasowym wyszukuje zatwierdzone i niewysłane dokumenty sprzedaży, wysyła je i sprawdza ich status w systemie KSeF. Możliwa jest także wysyłka ręczna pod kontrolą użytkownika.

Import dokumentów z KSeF odbywa się wyłącznie pod kontrolą użytkownika, który za pomocą interfejsu systemu ERP ODL może połączyć się z KSeF i wybrać dokumenty, które chce zaimportować, aby automatycznie przekształcić je w fakturę zakupu zarejestrowaną w systemie. Automatyzacja jest możliwa po powiązaniu kontrahenta oraz towarów z wybranego dokumentu z kontrahentem i towarami zarejestrowanym w systemie. Czynność powiązania wystarczy wykonać jednorazowo dla kontrahenta i jednorazowo dla konkretnego towaru przy pierwszym imporcie, a system zapamięta powiązanie i użyje go przy kolejnym imporcie.

Jak należy przygotować się do wdrożenia KSeF w systemie ERP ODL ?

Korzystanie z wyżej opisanych możliwości funkcjonalnych systemu ograniczone jest do ściśle określonej grupy użytkowników posiadających odpowiednie uprawnienia uwierzytelnione na platformie KSeF.

W systemie KSeF dostępne są trzy uprawnienia do:

• wysyłania dokumentów
• odbierania dokumentów
• nadawania uprawnień innym użytkownikom

Użytkownik posiadający elektroniczną pieczęć firmy lub Profil Zaufany firmy może wykonywać wszystkie trzy akcje. Nadawanie uprawnień innym użytkownikom odbywa się wtedy za pomocą interfejsu systemu ERP ODL. W przypadku braku elektronicznej pieczęci firmy lub Profilu Zaufanego firmy nadawanie uprawnień użytkownikom można zrealizować poprzez złożenie osobiście formularza ZAW-FA w Urzędzie Skarbowym. Odpowiedzialność za dokonanie uwierzytelnienia uprawnień spoczywa na przedsiębiorcy.

Skontaktuj się z naszymi doradcami, aby dowiedzieć się więcej!