Automatyzacja przyjmowania i wydawania towaru – case study

Case study – automatyzacja przyjmowania i wydawania towaru.

Firma Uni-sport istnieje na rynku od 1996 r. Jest dystrybutorem sprzętu sportowego i sprzętu do prac wysokościowych. Od początku swej działalności przedsiębiorstwo jest związane ze szwajcarską firmą Mammut oraz czeską Singing Rock (dystrybucja lin statycznych i dynamicznych, sprzętu do wspinania, sprzętu i uprzęży do prac wysokościowych). Marką, która niedawno uzupełniła ofertę jest NITRO – oferuje deski, buty oraz wiązania snowboardowe. Uni-sport prowadzi również sieć sklepów firmowych Mammut – w Gdańsku, Katowicach, Krakowie, Zakopanem, Wrocławiu i Warszawie.

Sytuacja sprzed wdrożenia systemu

Firma Uni-sport, jako rozwijający się dystrybutor hurtowy i detalista korzystał z tanich systemów handlowo-magazynowych, rozproszonych w kilku oddziałach, niezintegrowanych, pracochłonnych i nie dostosowanych do rosnących potrzeb; nie dających także możliwości rozbudowania i dopasowania. Kluczowym problemem stawała się gospodarka magazynowa, która bez automatyzacji generowała koszty i problemy niewspółmierne i nieadekwatne do potrzeb firmy – skupionej przecież na handlu jako kluczowym procesie.

Najwięcej problemów powstawało w trakcie sezonowych dostaw od producentów.

Specyficzną cechą działalności handlowej Uni-Sportu jest zwiększona sprzedaż w trakcie sezonu zimowego i letniego. Skutkiem tego 70 % procesów i problemów kumuluje się w trakcie dwóch miesięcy w roku. W tym czasie zachodziła konieczność zatrudnienia dodatkowych pracowników, którzy ręcznie weryfikowali nadesłany towar i przygotowywali go do dalszej wysyłki. Długotrwały proces weryfikacji dostaw zwiększał dodatkowo zapotrzebowanie na powierzchnię magazynową, która wykorzystana była maksymalnie tylko dwa miesiące w roku, generując zbędne koszty w pozostałym okresie. Dodatkowo długi okres między dostawą a sprzedażą miał negatywny wpływ na płynność finansową.

Wprowadzenie zmian – system ERP z Mobilnym Magazynierem

Chcąc przyśpieszyć i zautomatyzować procesy zdecydowano się na wdrożenie zintegrowanego programu magazynowo-sprzedażowego ODL.

Wdrożenie systemu zintegrowanego ograniczyło o ok. 70% duże koszty pracy przy wydawaniu i przyjmowaniu towarów między oddziałami. W nowym systemie procesy te odbywają się automatycznie, dodatkowo skupiają się na kontroli fizycznych ilości towarów i wyłapywaniu ludzkich błędów - ograniczono je zresztą do minimum, z jednoczesnym monitoringiem słabych punktów firmy.

Dodatkowo zakupiono moduł Mobilnego Magazyniera, czyli zintegrowanego z Systemem ERP ODL oprogramowania, instalowanego na mobilnych terminalach danych. Rozwiązanie to pozwala m.in. na przyjmowanie, wydawanie, przesuwanie i inwentaryzowanie towarów w magazynie za pomocą urządzeń mobilnych w sposób dedykowany dla potrzeb firmy. Sterowanie zadaniami dla magazynierów realizowane jest centralnie, przez funkcje logistyczne programu magazynowo sprzedażowego ODL. Dzięki temu firma uzyskuje zwiększenie wydajności pracy magazynierów oraz zoptymalizowanie procesów zachodzących w działach magazynu i logistyki.

Automatyzacja pracy międzymagazynowej

Wdrożenie modułu Mobilnego Magazyniera skróciło proces przyjmowania i wysyłki towaru z 1,5 miesiąca do 14 dni. Towar w trakcie rozpakowywania z palet jest skanowany, specjalnie stworzone oprogramowanie równocześnie weryfikuje z dostawą od producenta i dysponuje na poszczególne zlecenia – pozwala to „ominąć” półki magazynu. Towar jest bezpośrednio przygotowywany do wysyłki do sklepów, bądź odbiorców hurtowych.

Skrócenie czasu przyjmowania i wysyłki towaru pozwoliło firmie zaoszczędzić na zatrudnianiu dodatkowych, sezonowych pracowników. Warto dodać, że każdy nowo przyjęty pracownik wymagał szkolenia i nadzoru. W chwili obecnej firma całkowicie pozbyła się tego dodatkowego obciążania.

Wygodny okazał się również zautomatyzowany obieg dokumentów np. reklamacji, czy dokumentów zwrotu towarów, między centralą a oddziałami. Cały proces dzieje się w tle i nie wymaga zaangażowania pracowników magazynu i kierowników sklepów.

System ERP ODL pozwala dzielić magazyny w systemie na lokalizacje, czyli dowolną liczbę miejsc składowania towarów. Położenie poszczególnych partii towarów jest wówczas szczegółowo określane właśnie za pomocą lokalizacji. Ułatwia to i znacznie przyśpiesza szukanie towaru w magazynie. Dodatkowo magazynierzy są kierowani do poszczególnych lokalizacji za pomocą kolektora, który wskazuje im położenie danego towaru. Wprowadzenie lokalizacji i kolektorów danych wspiera i znacznie skraca prace inwentaryzacyjne. Ponadto ułatwia lokalizacje błędów w trakcie spisu towarów.

Moduł B2B – automatyzacja zamówień od dostawców hurtowych

Dodatkowym istotnym wdrożonym modułem był moduł B2B, który zautomatyzował przyjmowanie zamówień od dostawców hurtowych, odciążył również dział handlowy od żmudnej pracy ręcznego wprowadzania danych do systemu handlowego. Zaoszczędzony czas handlowcy wykorzystują na zdobywanie nowych rynków sprzedaży i szczegółowe analizy magazynowo-sprzedażowe, które w nowym systemie dają duże możliwości.

Dodatkowe atuty, takie jak moduł windykacyjny, który automatycznie rozsyła informacje o zaległościach, moduł SMS z którym można precyzyjnie rozsyłać informacje marketingowo- sprzedażowe do klientów i wiele innych rozwiązań, przybliżyło firmę do wysokiego poziomu zarządzania wszystkimi zasobami.

Co zagwarantowało osiągnięcie sukcesu?

Wymiana oprogramowania jest bardzo złożonym procesem, który wymaga zaangażowania zarówno firmy sprzedającej oprogramowanie, jak i – przede wszystkim – wdrażającej nowy system. To także wielkie wyzwanie, wymagające podejmowania odważnych decyzji.

Kierownik projektu i jednocześnie kluczowy manager w firmie Uni-Sport, doskonale rozumiejąc potrzeby swego przedsiębiorstwa i procesy w nim zachodzące, obdarzył nas pełnym zaufaniem. Korzystając z naszego wieloletniego doświadczenia, rozsądnie i logicznie podszedł do wyzwania, jakim było wprowadzanie zmian w organizacji pracy. Czynnie angażował się w cały ten złożony proces.