Systemy ERP (enterprise resource planning) i systemy CRM (customer relationship management) to dwa typy oprogramowania, najczęściej używane przez firmy do prowadzenia swoich biznesów. Oba służą do zarządzania i optymalizowania procesów zachodzących w przedsiębiorstwie, jednak każdy z nich zaspokaja zupełnie inne potrzeby organizacji. Coraz częściej spotykanym rozwiązaniem jest połączenie tych dwóch systemów w jednej platformie, co znacznie ułatwia przepływ danych i zarządzanie nimi.
Dane twarde vs. dane miękkie – czym różnią się informacje w ERP i CRM?
Systemy ERP operują na danych twardych – liczbowych i uporządkowanych, takich jak stany magazynowe, faktury czy koszty. To dane kluczowe dla operacji i finansów. CRM natomiast skupia się na danych miękkich, związanych z relacjami – np. historią kontaktu z klientem, notatkami ze spotkań czy wynikami kampanii. Oba typy informacji uzupełniają się i wspólnie wspierają lepsze decyzje oraz efektywniejsze zarządzanie firmą.
ERP i CRM – zarządzanie procesami i klientami
Zarówno CRM, jak i ERP pozwalają na rozpowszechnianie informacji w całym przedsiębiorstwie i dążą do usprawnia procesów biznesowych, jednak system ERP skupia się na procesach w całej organizacji, a CRM koncentruje się wyłącznie na relacjach z klientami. Choć systemy te pełnią różne funkcje, łączy je cel – zwiększenie efektywności i lepsze wykorzystanie zasobów przedsiębiorstwa.
Głównym celem systemu ERP jest zintegrowanie wszystkich procesów biznesowych w przedsiębiorstwie w jednym miejscu – w bazie danych systemu. System zbiera dane, zapisuje je i integruje tak, aby mogły być analizowane w sposób, który pomoże firmie osiągać jej strategiczne cele oraz dostrzec pola, które należy usprawnić. System ERP pomaga organizować, zarządzać i automatyzować procesy zachodzące wewnątrz przedsiębiorstwa.
System ERP pozwala również łatwiej kontrolować sytuację w firmie, wykrywać nieprawidłowości i optymalizować działania operacyjne.
System CRM również pomaga organizować, zarządzać i automatyzować procesy, jednak zasięg zmian jest o wiele mniejszy. CRM pomaga zarządzać, ujednolicać i usprawniać wyłącznie procesy sprzedaży, marketingu i obsługi klienta.
System CRM daje dostęp do kluczowych danych klientów i projektów, co ułatwia monitorowanie relacji i skuteczność działań sprzedażowych.
Zastosowanie systemu CRM i korzyści z tego płynące:
| Zastosowanie CRM | Korzyści z systemu CRM |
|---|---|
| Organizowanie i automatyzowanie działań marketingowych | Wysoka jakość obsługi klienta |
| Zarządzanie procesem sprzedaży | Efektywność działań sprzedażowych i marketingowych |
| Automatyzowanie procesu obsługi klienta | Pozyskiwanie nowych klientów |
| Organizowanie komunikacji z klientami | Wyższa lojalność klientów |
| Identyfikacja możliwości biznesowych oraz potencjalnych klientów lub partnerów | Wzrost sprzedaży |
Zastosowanie systemu ERP i korzyści z tego płynące:
| Zastosowanie ERP | Korzyści z systemu ERP |
|---|---|
| Standaryzacja procesów biznesowych | Uporządkowanie danych |
| Zarządzanie łańcuchem dostaw (zakupy, magazyny, sprzedaż, logistyka) | Kontrola kosztów |
| Prowadzenie księgowości i analiz finansowych | Przekrojowe analizy ułatwiające strategiczne decyzje |
| Zarządzanie zasobami ludzkimi i płacami | Zwiększenie efektywności organizacyjnej |
| Poprawa wyników sprzedaży i zwiększenie zysków przedsiębiorstwa | |
Co wdrożyć – CRM czy ERP?
Małe przedsiębiorstwa mogą najpierw zainwestować w rozwiązanie CRM po to, aby przyciągnąć nowych klientów i poprawić relacje z dotychczasowymi – to zwykle pomaga w rozwoju firmy.
W momencie, gdy firma zacznie się prężnie rozwijać i osiągnie większą skalę, powstaną różne działy takie jak handlowy, księgowy, logistyki itd., wtedy należy zacząć myśleć nad wdrożeniem bardziej kompleksowego rozwiązania – systemu ERP, który mógłby pomóc zorganizować działania rozproszone w całej firmie. Nie zawsze jednak firma potrzebuje obu systemów – czasem wystarczające może być dobrze dobrane rozwiązanie CRM z dodatkowymi funkcjami.
Niezależnie od tego, który system zostanie wprowadzony w pierwszej kolejności, nadejdzie czas, w którym firma będzie potrzebowała zarówno systemu ERP, jak i CRM. Systemy te mogą się uzupełniać poprzez redukcję kosztów i maksymalizację zysków. Jeśli jednak mają działać równocześnie, powinny być zintegrowane w taki sposób, aby nie powstały żadne luki informacyjne wewnątrz firmy. Taka integracja pozwala na efektywniejsze zarządzanie przedsiębiorstwem, płynny przepływ informacji i lepsze wykorzystanie danych w podejmowaniu decyzji.
Warto również pamiętać, iż wiele firm oferujących systemy ERP, chcąc poszerzyć zakres swoich usług i wyjść naprzeciw potrzebom klientów, dodatkowo oferuje własne rozwiązania CRM w pełni zintegrowane z ERP.
Czy ERP z modułem CRM wystarczy? Kiedy wybrać jedno, a kiedy dwa systemy?
Wiele systemów ERP oferuje dziś podstawowe funkcje CRM, co może być wystarczające dla mniejszych firm z prostymi procesami sprzedaży. Taki moduł pozwala zarządzać kontaktami, leadami i historią klienta w ramach jednej platformy. Jednak w firmach, gdzie marketing i sprzedaż są bardziej złożone, lepiej sprawdzi się dedykowany system CRM. Dobór rozwiązań zależy od profilu działalności. Startupy nastawione na sprzedaż mogą zacząć od CRM, natomiast firmy produkcyjne lub handlowe – od ERP. W wielu przypadkach najlepszy efekt daje integracja obu systemów, zapewniająca pełną kontrolę nad procesami wewnętrznymi i relacjami z klientami.
