Systemy ERP (enterprise resource planning) i systemy CRM (customer relationship management) to dwa typy oprogramowania, najczęściej używane przez firmy do prowadzenia swoich biznesów. Oba służą do zarządzania i optymalizowania procesów zachodzących w przedsiębiorstwie, jednak każdy z nich zaspokaja zupełnie inne potrzeby organizacji. Coraz częściej spotykanym rozwiązaniem jest połączenie tych dwóch systemów w jednej platformie, co znacznie ułatwia przepływ danych i zarządzanie nimi.
Dane twarde vs. dane miękkie – czym różnią się informacje w ERP i CRM?
Systemy ERP operują na danych twardych – liczbowych i uporządkowanych, takich jak stany magazynowe, faktury czy koszty. To dane kluczowe dla operacji i finansów. CRM natomiast skupia się na danych miękkich, związanych z relacjami – np. historią kontaktu z klientem, notatkami ze spotkań czy wynikami kampanii. Oba typy informacji uzupełniają się i wspólnie wspierają lepsze decyzje oraz efektywniejsze zarządzanie firmą.
ERP i CRM – zarządzanie procesami i klientami
Zarówno CRM, jak i ERP pozwalają na rozpowszechnianie informacji w całym przedsiębiorstwie i dążą do usprawnia procesów biznesowych, jednak system ERP skupia się na procesach w całej organizacji, a CRM koncentruje się wyłącznie na relacjach z klientami. Choć systemy te pełnią różne funkcje, łączy je cel – zwiększenie efektywności i lepsze wykorzystanie zasobów przedsiębiorstwa.
Głównym celem systemu ERP jest zintegrowanie wszystkich procesów biznesowych w przedsiębiorstwie w jednym miejscu – w bazie danych systemu. System zbiera dane, zapisuje je i integruje tak, aby mogły być analizowane w sposób, który pomoże firmie osiągać jej strategiczne cele oraz dostrzec pola, które należy usprawnić. System ERP pomaga organizować, zarządzać i automatyzować procesy zachodzące wewnątrz przedsiębiorstwa.
System ERP pozwala również łatwiej kontrolować sytuację w firmie, wykrywać nieprawidłowości i optymalizować działania operacyjne.
System CRM również pomaga organizować, zarządzać i automatyzować procesy, jednak zasięg zmian jest o wiele mniejszy. CRM pomaga zarządzać, ujednolicać i usprawniać wyłącznie procesy sprzedaży, marketingu i obsługi klienta.
System CRM daje dostęp do kluczowych danych klientów i projektów, co ułatwia monitorowanie relacji i skuteczność działań sprzedażowych.
Zastosowanie systemu CRM i korzyści z tego płynące:
| Zastosowanie CRM | Korzyści z systemu CRM |
|---|---|
| Organizowanie i automatyzowanie działań marketingowych | Wysoka jakość obsługi klienta |
| Zarządzanie procesem sprzedaży | Efektywność działań sprzedażowych i marketingowych |
| Automatyzowanie procesu obsługi klienta | Pozyskiwanie nowych klientów |
| Organizowanie komunikacji z klientami | Wyższa lojalność klientów |
| Identyfikacja możliwości biznesowych oraz potencjalnych klientów lub partnerów | Wzrost sprzedaży |
Zastosowanie systemu ERP i korzyści z tego płynące:
| Zastosowanie ERP | Korzyści z systemu ERP |
|---|---|
| Standaryzacja procesów biznesowych | Uporządkowanie danych |
| Zarządzanie łańcuchem dostaw (zakupy, magazyny, sprzedaż, logistyka) | Kontrola kosztów |
| Prowadzenie księgowości i analiz finansowych | Przekrojowe analizy ułatwiające strategiczne decyzje |
| Zarządzanie zasobami ludzkimi i płacami | Zwiększenie efektywności organizacyjnej |
| Poprawa wyników sprzedaży i zwiększenie zysków przedsiębiorstwa | |
Co wdrożyć – CRM czy ERP?
Małe przedsiębiorstwa mogą najpierw zainwestować w rozwiązanie CRM po to, aby przyciągnąć nowych klientów i poprawić relacje z dotychczasowymi – to zwykle pomaga w rozwoju firmy.
W momencie, gdy firma zacznie się prężnie rozwijać i osiągnie większą skalę, powstaną różne działy takie jak handlowy, księgowy, logistyki itd., wtedy należy zacząć myśleć nad wdrożeniem bardziej kompleksowego rozwiązania, takiego jak system ERP, który mógłby pomóc zorganizować działania rozproszone w całej firmie. Nie zawsze jednak firma potrzebuje obu systemów – czasem wystarczające może być dobrze dobrane rozwiązanie CRM z dodatkowymi funkcjami.
Niezależnie od tego, który system zostanie wprowadzony w pierwszej kolejności, nadejdzie czas, w którym firma będzie potrzebowała zarówno systemu ERP, jak i CRM. Systemy te mogą się uzupełniać poprzez redukcję kosztów i maksymalizację zysków. Jeśli jednak mają działać równocześnie, powinny być zintegrowane w taki sposób, aby nie powstały żadne luki informacyjne wewnątrz firmy. Taka integracja pozwala na efektywniejsze zarządzanie przedsiębiorstwem, płynny przepływ informacji i lepsze wykorzystanie danych w podejmowaniu decyzji.
Warto również pamiętać, iż wiele firm oferujących systemy ERP, chcąc poszerzyć zakres swoich usług i wyjść naprzeciw potrzebom klientów, dodatkowo oferuje własne rozwiązania CRM w pełni zintegrowane z ERP.
Czy ERP z modułem CRM wystarczy? Kiedy wybrać jedno, a kiedy dwa systemy?
Wiele systemów ERP oferuje dziś podstawowe funkcje CRM, co może być wystarczające dla mniejszych firm z prostymi procesami sprzedaży. Taki moduł pozwala zarządzać kontaktami, leadami i historią klienta w ramach jednej platformy. Jednak w firmach, gdzie marketing i sprzedaż są bardziej złożone, lepiej sprawdzi się dedykowany system CRM. Dobór rozwiązań zależy od profilu działalności. Startupy nastawione na sprzedaż mogą zacząć od CRM, natomiast firmy produkcyjne lub handlowe – od ERP. W wielu przypadkach najlepszy efekt daje integracja obu systemów, zapewniająca pełną kontrolę nad procesami wewnętrznymi i relacjami z klientami.
