Czym jest EDI? Jak działa system i ile kosztuje?
Skuteczne zarządzanie firmą wymaga sprawnej komunikacji oraz obiegu dokumentów. Standardowym sposobem komunikacji w wielu firmach pozostają komunikatory wewnętrzne, a w przypadku kontaktu z dostawcami i odbiorcami wykorzystuje się pocztę e-mail. Nie jest to rozwiązanie najwygodniejsze i powoduje wydłużenie czasu na analizę i wprowadzanie wszystkich dokumentów do systemu informatycznego. Jeśli firma wykorzystuje systemy typu ERP, usprawniające funkcjonowanie i komunikację między poszczególnymi działami, warto wprowadzić również system EDI. Czym on jest i w jaki sposób działa? Wyjaśnimy to w tym artykule.
Czym jest EDI?
Skrót EDI odnosi się do Electronic Data Interchange, czyli Elektroniczna Wymiana Danych. System ten automatyzuje proces przekazywania dokumentów pomiędzy firmami i instytucjami oraz wprowadza ustandaryzowaną strukturę wszystkich plików. Najczęściej wykorzystywany jest do automatycznego przesyłania między firmami dokumentów takich jak zamówienia czy faktury. Dobrym przykładem jest zastosowanie EDI do automatycznego przyjmowania zamówień i wystawiania faktur w sieciach handlowych. Równie dobrze wykorzystać go można, przy wymianie dokumentów dotyczących wysyłki towarów.
W jaki sposób działa system EDI?
W przypadku standardowej formy wymiany dokumentów są one przesyłane za pomocą klasycznej poczty lub poprzez pocztę elektroniczną e-mail. Metoda ta jest czasochłonna i wymaga ręcznego wprowadzania każdego dokumentu do systemu po obydwu stronach. W tej sytuacji dochodzić może do błędów i opóźnień, które zdecydowanie utrudniają współpracę. System EDI opiera się na przesyłaniu dokumentów w zunifikowanym formacie, co umożliwia automatyczne przyjmowanie ich do systemu odbiorcy. Gdy tylko plik dociera do adresata, jest on przetwarzany natychmiast przez system obsługujący komunikaty EDI. Pozwala to na zautomatyzowanie całego procesu i przyspieszenie realizacji zamówień oraz płatności.
Elektroniczna Wymiana Danych a automatyzacja procesów
Podstawą systemu Elektronicznej Wymiany Danych jest wykorzystywanie plików w zunifikowanym formacie. Większość systemów będących w użyciu posługuje się plikami XML, które są proste w interpretacji i pozwalają na przesyłanie dużej ilości danych bez znaczącego zajmowania przepustowości sieci. Większość firm wykorzystuje systemy EDI zintegrowane ze swoimi systemami ERP, które automatycznie wprowadzają wszystkie informacje do baz danych. Samo przygotowanie pliku również odbywa się automatycznie, ponieważ generowane są one w momencie tworzenia dokumentów wyjściowych systemu ERP. Za każdym razem bez problemu stworzyć można dokument taki jak faktura jednocześnie w formie klasycznej, jak i gotowej do przesłania poprzez system EDI, co usprawnia zarządzanie firmą oraz komunikację z innymi podmiotami.
Jak zintegrować system EDI z używanym systemem ERP?
Obecnie większość firm korzysta z systemów ERP, by usprawnić komunikację między własnymi działami i wprowadzić rozwiązania umożliwiające oszczędności na wielu etapach produkcji i sprzedaży. Zintegrowanie systemu ERP z systemem Elektronicznej Wymiany Danych jest proste, ponieważ wymaga jedynie zainstalowania odpowiedniego rozszerzenia obsługującego automatyzację przyjmowania oraz generowania zunifikowanych plików z danymi. Usługę integracji oferuje większość dostępnych na rynku firm zajmujących się wdrażaniem ERP, dzięki czemu można to zrobić już na etapie przygotowywania firmy do współpracy z tym systemem. Coraz częściej EDI jest integralną częścią takich systemów.
Dlaczego warto inwestować w systemy EDI?
Korzystanie z systemu Elektronicznej Wymiany Danych jest bardzo korzystne dla każdej firmy. Umożliwia on pracę z dokumentami bez dużej interwencji człowieka, lub nawet całkowite jej wykluczenie. Zdecydowanie przyspiesza to proces przetwarzania zamówień i wpływa na zmniejszenie kosztów zarządzania łańcuchem dostaw. Dzięki systemowi EDI można wyeliminować niemal całkowicie błędy, które mogłyby powstać w procesie wprowadzania zamówień do systemu. Przyspieszyć można również proces wysyłki zamówień, sortowanie, drukowanie oraz archiwizowanie dokumentów. Obsługa klientów dzięki usprawnionemu przetwarzaniu dokumentów jest szybsza i praktycznie wolna od błędów.
Jakie korzyści płyną z wykorzystania Elektronicznej Wymiany Danych?
Usprawnienie przepływu wszelkiego rodzaju dokumentacji wpływa na osiągnięcie wielu korzyści przez firmę wykorzystującą system EDI. Najważniejszą jest z pewnością wprowadzenie w firmie sporych oszczędności. Im więcej firma posiada partnerów biznesowych i tym samym generuje więcej dokumentów, tym oszczędności będą bardziej zauważalne. Przede wszystkim wynika to z konieczności dużo mniejszych nakładów pracy wymaganych przy przetwarzaniu dokumentacji, która następuje w pełni automatycznie i nie wymaga specjalnego nadzoru. Dużo szybciej może również dochodzić do rozliczeń, ponieważ wszelkie dokumenty finansowe docierają dużo szybciej i nie wymagają dodatkowej analizy. Daje to możliwość dużo efektywniejszego zarządzania budżetem firmy i przekłada się na możliwość zwiększenia jej zysków.
