Wdrożenie ERP - fakty i mity
Systemy ERP to klucz do efektywnego zarządzania firmą, ale ich wdrożenie budzi wiele pytań i obaw. W tym artykule obalamy mity i przedstawiamy fakty, które pomogą Ci zrozumieć, na czym polega implementacja ERP.
Mit nr 1: Jesteśmy niewielką firmą, więc ERP jest nie dla nas
Niezależnie od skali prowadzonej działalności przedsiębiorcy chcą działać wydajnie, czyli osiągać możliwie największą sprzedaż utrzymując niskie koszty. Potrzebują realizować to w zgodzie z obowiązującymi przepisami, a także skutecznie kontrolować swój biznes i jak najmniej czasu poświęcać na powtarzalne czynności, które niewiele wnoszą w zakresie zwiększania sprzedaży. Wszystkie te cele pomoże osiągnąć odpowiednio wybrany system ERP, który można wdrożyć etapowo, rozpoczynając od podstawowych funkcjonalności, np. niezbędnych do kontroli stanów magazynowych i zdefiniowania odpowiedniego obiegu dokumentów.
Na etapie wyboru systemu należy się upewnić, że dostawca ma moduły/funkcjonalności, które będą potrzebne, kiedy zwiększy się skala biznesu, czyli na przykład liczba zamówień ze sklepu www będzie wymagała zainstalowania wtyczki integrującej sklep internetowy z magazynem i fakturowaniem oraz systemem kurierskim.
W przypadku korzystania z usług biura rachunkowego dobrze też upewnić się, czy moduły handlowe wybranego systemu ERP mogą wysyłać automatem dokumenty handlowe i magazynowe do różnych systemów księgowych.
Mit nr 2: Zmiana systemu powinna odbyć się na przełomie roku
Pomysł wydaje się być naturalny i uzasadniony. Zamykamy rok w starym systemie, robimy inwentaryzację i sprawozdania finansowe. Rozpoczynamy działanie w nowym środowisku informatycznym i nie zaglądamy już do starych programów. Jednak taki plan często się nie sprawdza. W praktyce oznacza bowiem dokonanie bardzo dużej zmiany w newralgicznym okresie dla działu księgowości, który w tym samym czasie będzie w trakcie zamykania starego roku i stawiania pierwszych kroków z nowym narzędziem. Stres i nawał pracy zawsze mogą powodować błędy. Z perspektywy całej firmy, start nowego systemu w pierwszym dniu roboczym stycznia oznacza, że największa intensywność działań tj. szkoleń i ostatecznych testów przypada na okres świąteczno-noworoczny, kiedy myśli krążą na zupełnie innej orbicie, a wiele osób planuje być na urlopie.
Najlepszym rozwiązaniem jest dokonanie zmiany systemu w okresie posezonowym dla branży, w której działamy. Pracownicy mają wtedy więcej czasu, aby się przeszkolić i rozpocząć stąpanie po nowym gruncie w odrobinę zwolnionym tempie. Ryzyko potknięć jest znacznie mniejsze. Ważne jest tylko, żeby podstawowy okres rozliczeniowy, czyli miesiąc lub kwartał nie był księgowany w dwóch różnych systemach.
Mit nr 3: Wdrożenie Systemu ERP to projekt informatyczny
Nic bardziej mylnego. Systemy ERP to narzędzia biznesowe, w których technologia informatyczna jest tłem, a na pierwszym planie są możliwości funkcjonalne. Właściwe ich zastosowanie w przebiegu procesów przedsiębiorstwa może przynieść realne korzyści biznesowe. Projekt wdrożenia ERP wymaga zatem zaangażowania nie tylko działu IT, ale przede wszystkim reprezentantów kluczowych stanowisk biznesowych. Ideałem jest dobór zespołu z najlepszych ludzi w firmie, którzy nie boją się zmian, a raczej widzą w nich nowe szanse. Należy pamiętać, że według wiarygodnych badań tzw. liderzy zmian stanowią nie więcej niż 12% całej populacji.
Mit nr 4: Wdrożenie systemu ERP będzie bardzo drogie i nigdy się nie skończy
Na potwierdzenie tej legendy znajdzie się zapewne sporo przykładów, ale znajdzie się też wiele takich, które jej przeczą. Podstawowym dylematem, jaki powstaje podczas wdrożenia ERP jest to, w jakim stopniu dostosować system do istniejących w firmie procesów, a w jakim procesy do systemu. Ideałem z perspektywy kosztów i czasu jest wdrożenie, które wymaga jedynie odpowiedniej konfiguracji systemu, bez konieczności programowania. Ten scenariusz wymaga jednak pewnego kompromisu, ponieważ nie ma systemu ERP, który spełni wszystkie bez wyjątku potrzeby nawet średniej wielkości przedsiębiorstwa. Optymalizacja kosztów jest więc realna pod warunkiem, że wybrane oprogramowanie ERP będzie w znacznym stopniu dostosowane do branży i modelu operacyjnego firmy. Optymalizacja czasu wymaga dodatkowo zdolności szybkiego podejmowania decyzji po stronie Klienta i jego gotowość do kompromisów w zakresie „tak to robiliśmy dotychczas, ale możemy spróbować trochę inaczej”.
Mit nr 5: Jeden system ERP powinien zaspokoić wszelkie potrzeby firmy
Dawno nieprawda. We współczesnym świecie biznesu przedsiębiorstwa potrzebują oprogramowania typu CRM, Business Intelligence lub specjalistycznych rozwiązań, które pomagają budować przewagę konkurencyjną. Mogą funkcjonować jako niezależne obiekty lub w integracji z systemem ERP. Prawdą jest natomiast to, że maksymalne możliwe zintegrowanie posiadanych systemów pozwala korzystać z efektu automatyzacji procesów i wykorzystywać potencjał ludzki do kreowania wartości.
Mit nr 6: Z nowego systemu ERP powinni być zadowoleni wszyscy pracownicy
Od dawna większość narzekała na niewygody i braki starego systemu. Panowała ogólna zgoda, że oprogramowanie stało się barierą w rozwoju i potrzebny jest nowy system ERP. A więc po trudnym procesie wyboru i kilku miesiącach prac projektowych wreszcie mamy „do biegu gotowi, start!” i przychodzi zaskoczenie, bo słychać mnóstwo narzekania, że to nie tak miało być. Co się dzieje? Frustracja przepracowanego kierownika wdrożenia sięga zenitu. Spokojnie, to nie awaria. To naturalna reakcja na zmianę, której jak już wspominaliśmy większość po prostu nie lubi. Naciśnięcie klawisza F4 powoduje inne akcje systemowe niż przez ostatnich 10 lat, a więc użytkownik na początku doświadcza głównie niewygody, jeszcze nie dostrzegając korzyści. Choroba wieku dziecięcego, która u większości osób minie, kiedy nabiorą biegłości i zaczną korzystać z nowych, nieznanych dotąd możliwości oprogramowania, oszczędzając czas i zyskując błyskawiczny dostęp do ważnych informacji. Niestety zwykle pozostaje pewna grupa niezadowolonych, którzy w wyniku zmiany systemu stracili coś dla siebie ważnego, na przykład bycie niezastąpionym. Sytuacja praktycznie nie do uniknięcia, jeśli celem inwestycji w nowy system ERP jest osiągnięcie realnych korzyści biznesowych z perspektywy całego przedsiębiorstwa.
Mit nr 7: Wdrożenie kończy się z dniem podpisania protokołu odbioru końcowego
Podpisanie protokołu oznacza, że zrealizowane zostały założenia systemowe opisane w analizie przedwdrożeniowej, pracownicy przeszli szkolenia, odbył się start produkcyjny systemu, błędy występują sporadycznie. Co do zasady można więc uznać, że wdrożenie zostało zakończone i rozpoczął się etap eksploatacji – moment istotny z formalnego punktu widzenia. Dla przedsiębiorstwa, które zainwestowało we wdrożenie ERP, jest to początek drogi, która może stać się autostradą albo skończyć się za pierwszym zakrętem. Scenariusz autostrady zrealizuje się, jeśli wewnętrznie projekt wdrożenia nie zostanie zamknięty i zapomniany. Faza eksploatacji stanie się fazą stałej optymalizacji, jeśli firma zadba o to, aby kluczowi użytkownicy dalej pełnili swoją rolę na styku procesów i oprogramowania, które jest inteligentnym narzędziem, ale tylko narzędziem.
Z doświadczenia ODL - Oprogramowanie dla firm wynika, że warto zainwestować w audyt powdrożeniowy, którego celem będzie wskazanie niewykorzystanego potencjału systemu i obszarów wymagających dodatkowych szkoleń dla bardziej zaawansowanych potrzeb. Audyt powinien odbyć się nie wcześniej niż 6-9 miesięcy od startu produkcyjnego systemu. Po takim czasie użytkownicy mają szansę zebrać wystarczająco dużo doświadczeń, aby zidentyfikować nowe potrzeby szkoleniowe czy biznesowe. Jest to krok bardzo często pomijany, uważany za zbędną stratę czasu i pieniędzy. Tymczasem najlepiej byłoby zaplanować audyt najrzadziej co 2-3 lata. Zważywszy, że oprogramowanie się rozwija, ale zwykle brak czasu, aby regularnie analizować nowości przygotowane przez producenta, to łatwo wpaść w pułapkę stagnacji. A kiedy najpóźniej po wdrożeniu audyt ma sens? Nie ma takiego limitu. Zanim zapadnie decyzja o wymianie systemu na inny, warto sprawdzić, czy w ramach możliwości obecnego oprogramowania uda się zaspokoić aktualne potrzeby.
Przeczytaj też: Czym różni się system ERP od CRM, aby poznać różnice między najważniejszymi systemami, służącymi do usprawniania procesów biznesowych.
