Wdrożenie ERP – fakty i mity

Mit nr 1 : Wdrożenie Systemu ERP to projekt informatyczny

Nic bardziej mylnego. Systemy ERP to narzędzia biznesowe, w których technologia informatyczna jest tłem, a na pierwszym planie są możliwości funkcjonalne. Właściwe ich zastosowanie w przebiegu procesów przedsiębiorstwa może przynieść realne korzyści biznesowe. Projekt wdrożenia ERP wymaga zatem zaangażowania nie tylko działu IT, ale przede wszystkim reprezentantów kluczowych stanowisk biznesowych. Ideałem jest dobór zespołu z najlepszych ludzi w firmie, którzy nie boją się zmian, a raczej widzą w nich nowe szanse. Należy pamiętać, że według wiarygodnych badań tzw. liderzy zmian stanowią nie więcej niż 12% całej populacji.

Mit nr 2 : Wdrożenie systemu ERP będzie bardzo drogie i nigdy się nie skończy

Na potwierdzenie tej legendy znajdzie się zapewne sporo przykładów, ale znajdzie się też wiele takich, które jej zaprzeczą. Podstawowym dylematem, jaki powstaje podczas wdrożenia ERP jest to, w jakim stopniu dostosować system do istniejących w firmie procesów, a w jakim procesy do systemu. Ideałem z perspektywy kosztów i czasu jest wdrożenie, które wymaga jedynie odpowiedniej konfiguracji systemu, bez konieczności programowania. Ten scenariusz wymaga jednak pewnego kompromisu, ponieważ nie ma systemu ERP, który spełni wszystkie bez wyjątku potrzeby nawet średniej wielkości przedsiębiorstwa.

Optymalizacja kosztów jest więc realna pod warunkiem, że wybrane oprogramowanie ERP będzie w znacznym stopniu dostosowane do branży i modelu operacyjnego firmy. Optymalizacja czasu wymaga dodatkowo zdolności szybkiego podejmowania decyzji po stronie Klienta i jego gotowość do kompromisów w zakresie „tak to robiliśmy dotychczas, ale możemy spróbować trochę inaczej”.

Mit nr 3 : Jeden system ERP powinien zaspokoić wszelkie potrzeby firmy

Dawno nieprawda. We współczesnym świecie biznesu przedsiębiorstwa potrzebują oprogramowania typu CRM, Business Intelligence lub specjalistycznych rozwiązań, które pomagają budować przewagę konkurencyjną. Mogą funkcjonować jako niezależne obiekty lub w integracji z systemem ERP. Prawdą jest natomiast to, że maksymalne możliwe zintegrowanie posiadanych systemów pozwala korzystać z efektu automatyzacji procesów i wykorzystywać potencjał ludzki do kreowania wartości.

Mit nr 4: Zmiana systemu powinna odbyć się na przełomie roku

Pomysł wydaje się być naturalny i uzasadniony. Zamykamy rok w starym systemie, robimy inwentaryzację i sprawozdania finansowe. Rozpoczynamy działanie w nowym środowisku informatycznym i nie zaglądamy już do starych programów.

Jednak taki plan często się nie sprawdza. W praktyce oznacza bowiem dokonanie bardzo dużej zmiany w newralgicznym okresie dla działu księgowości, który w tym samym czasie będzie w trakcie zamykania starego roku i stawiania pierwszych kroków z nowym narzędziem. Stres i nawał pracy zawsze mogą powodować błędy. Z perspektywy całej firmy start nowego systemu w pierwszym dniu roboczym stycznia oznacza, że największa intensywność działań tj. szkoleń i ostatecznych testów przypada na okres świąteczno-noworoczny, kiedy myśli krążą na zupełnie innej orbicie, a wiele osób planuje być na urlopie. Najlepszym rozwiązaniem jest dokonanie zmiany systemu w okresie pozasezonowym dla branży, w której działamy. Pracownicy mają wtedy więcej czasu, aby się przeszkolić i rozpocząć stąpanie po nowym gruncie w odrobinę zwolnionym tempie. Ryzyko potknięć jest znacznie mniejsze. Ważne jest tylko, żeby podstawowy okres rozliczeniowy czyli miesiąc lub kwartał nie był księgowany w dwóch rożnych systemach.

Mit nr 5: Z nowego systemu ERP powinni być zadowoleni wszyscy pracownicy

Od dawna większość narzekała na niewygody i braki starego systemu. Panowała ogólna zgoda, że oprogramowanie stało się barierą w rozwoju i potrzebny jest nowy system ERP. A więc po trudnym procesie wyboru i kilku miesiącach prac projektowych wreszcie mamy „do biegu gotowi, start!” i przychodzi zaskoczenie, bo słychać mnóstwo narzekania, że to nie tak miało być. Co się dzieje? Frustracja przepracowanego kierownika wdrożenia sięga zenitu. Spokojnie, to nie awaria. To naturalna reakcja na zmianę, której jak już wspominaliśmy większość po prostu nie lubi. Naciśnięcie klawisza F4 powoduje inne akcje systemowe niż przez ostatnich 10 lat, a więc użytkownik na początku doświadcza głównie niewygody, jeszcze nie dostrzegając korzyści. Choroba wieku dziecięcego, która u większości osób minie, kiedy nabiorą biegłości i zaczną korzystać z nowych, nieznanych dotąd możliwości oprogramowania, oszczędzając czas i zyskując błyskawiczny dostęp do ważnych informacji. Niestety zwykle pozostaje pewna grupa niezadowolonych, którzy w wyniku zmiany systemu stracili coś dla siebie ważnego, na przykład bycie niezastąpionym. Sytuacja praktycznie nie do uniknięcia, jeśli celem inwestycji w nowy system ERP jest osiągnięcie realnych korzyści biznesowych z perspektywy całego przedsiębiorstwa.

Mit nr 6: Wdrożenie kończy się z dniem podpisania protokołu odbioru końcowego

Podpisanie protokołu oznacza, że zrealizowane zostały założenia systemowe opisane w analizie przedwdrożeniowej, pracownicy przeszli szkolenia, odbył się start produkcyjny systemu, błędy występują sporadycznie. Co do zasady można więc uznać, że wdrożenie zostało zakończone i rozpoczął się etap eksploatacji – moment istotny z formalnego punktu widzenia. Dla przedsiębiorstwa, które zainwestowało we wdrożenie ERP jest to początek drogi, która może stać się autostradą albo skończyć się za pierwszym zakrętem. Scenariusz autostrady zrealizuje się jeśli wewnętrznie projekt wdrożenia nie zostanie zamknięty i zapomniany. Faza eksploatacji stanie się fazą stałej optymalizacji, jeśli firma zadba o to, aby kluczowi użytkownicy dalej pełnili swoją rolę na styku procesów i oprogramowania, które jest inteligentnym narzędziem, ale tylko narzędziem. Z doświadczenia ODL wynika, że warto też zainwestować w audyt powdrożeniowy, którego celem będzie wskazanie niewykorzystanego potencjału systemu i obszarów wymagających dodatkowych szkoleń dla bardziej zaawansowanych potrzeb. Audyt powinien odbyć się nie wcześniej niż 6-9 miesięcy od startu produkcyjnego systemu. Po takim czasie użytkownicy mają szansę zebrać wystarczająco dużo doświadczeń, aby zidentyfikować nowe potrzeby wynikające zarówno z chęci dalszego usprawniania procesów, ale także wprowadzania innowacji ważnych dla budowania konkurencyjności firmy na rynku.

Przeczytaj też: Czym różni się system ERP od CRM.