Koniec anonimowego zakupu złota za gotówkę: co od lipca 2027 musi przygotować salon jubilerski

Klientka wybiera pierścionek za 18 tysięcy złotych i wyjmuje z portfela gotówkę. Dziś sprzedawca pakuje, wydaje paragon i to cała procedura. Od 10 lipca 2027 roku przy tej samej transakcji trzeba będzie poprosić o dowód osobisty i zapisać, kto dokonał zakupu. Tak działa AMLR (Anti-Money Laundering Regulation), unijne rozporządzenie o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy, które obejmie między innymi salony jubilerskie. W tym tekście tłumaczymy, od jakich kwot zaczynają się nowe obowiązki, co konkretnie musi zrobić sprzedawca przy ladzie i co warto przygotować w salonie, zanim przepisy zaczną obowiązywać.

Od jakiej kwoty zaczynają się obowiązki?

Zacznijmy od kwot, bo wszystko inne z nich wynika. Przepisy operują w euro, więc progi w złotych zależą od kursu. Przy kursie około 4,30 zł wypadają mniej więcej tak.

• Do około 13 tys. zł. Nic się nie zmienia. Klient płaci jak dotąd, sprzedawca wydaje paragon i nie pyta o dokumenty.
• Od około 13 tys. zł, ale wyłącznie przy gotówce. Sprzedawca spisuje, kto kupuje: imię, nazwisko i dane z dokumentu tożsamości. Tyle. Nie trzeba pytać, skąd klient ma pieniądze, ani wypełniać żadnej ankiety. Przy karcie i przelewie na tym poziomie nadal nie ma obowiązków.
• Od około 43 tys. zł, niezależnie od formy płatności. Wchodzi pełna procedura, którą przepisy nazywają należytą starannością.
• Powyżej około 43 tys. zł w gotówce. Tej gotówki nie wolno przyjąć. To już nie obowiązek sprawdzenia, tylko zakaz. Nadwyżkę klient musi zapłacić kartą albo przelewem.

Jedna z tych liczb może się jeszcze zmienić. Limit płatności gotówką wynosi w całej UE 10 000 euro, ale każde państwo może go obniżyć. Włochy zeszły do 5 000 euro, Grecja aż do 500. Polska ma dziś próg 15 000 euro i od lipca 2027 spadnie on automatycznie do 10 000, natomiast nikt jeszcze nie ogłosił, czy rząd pójdzie dalej. Dlatego kwotę graniczną lepiej traktować jako ustawienie, które da się szybko zmienić, niż jako liczbę wyuczoną przez sprzedawców na pamięć. W salonach prowadzących sprzedaż w systemie takie progi konfiguruje się raz, podobnie jak ceny liczone po gramie, czy zamówienia na obrączki, czyli rzeczy, które oprogramowanie ERP dla sklepu jubilerskiego obsługuje od lat.

Na koniec prostujemy jedno nieporozumienie, które powtarza się w prasie najczęściej. Pisze się, że od 3 000 euro gotówka będzie zakazana. Nie będzie. Ta kwota uruchamia pytanie o dokument, a nie odmowę przyjęcia pieniędzy. Zakaz zaczyna się dopiero przy kwocie ponad 10 000 euro.

Czym jest należyta staranność?

To określenie wraca w każdym tekście o AMLR i prawie nigdzie nie jest tłumaczone, a bez niego cała reszta wisi w powietrzu. Należyta staranność to zestaw czterech czynności, które sprzedawca wykonuje przy transakcji od około 43 tys. zł.

• Ustalenie i zweryfikowanie tożsamości klienta. Dowód osobisty lub paszport, spisanie danych, porównanie zdjęcia z osobą stojącą przy ladzie.
• Sprawdzenie, dla kogo klient kupuje. Czy działa we własnym imieniu, czy w czyimś. Jeśli kupuje firma, trzeba ustalić, kto jest jej rzeczywistym właścicielem, czyli osobą, która za spółką faktycznie stoi.
• Ocena, czy transakcja nie budzi wątpliwości. Nie chodzi o przesłuchanie, tylko o zdrowy rozsądek: czy zakup pasuje do klienta, czy nie ma w nim czegoś, co wygląda na próbę ukrycia.
• Zachowanie dokumentacji. Zebrane dane i kopie dokumentów trzeba przechowywać i udostępnić, gdyby zapytał o nie urząd.

Jest jeszcze piąta czynność, ale tylko w rzadkich przypadkach: udokumentowanie, skąd klient ma pieniądze. Dotyczy to sytuacji podwyższonego ryzyka, na przykład klienta zajmującego eksponowane stanowisko polityczne. Przy zwykłym zakupie obrączek to nie wchodzi w grę.

Warto też wiedzieć, czego w przepisach nie ma. Nie ma jednego urzędowego formularza z listą pól do wypełnienia. Zakres czynności zależy od oceny ryzyka, a część szczegółów doprecyzują dopiero wytyczne europejskiego urzędu AMLA. Dlatego ostateczny kształt procedury w salonie warto ustalić z doradcą, a nie wyłącznie na podstawie artykułów w prasie.

Kogo obejmą nowe przepisy?

Data jest jedna dla całej Unii: 10 lipca 2027 roku. AMLR to rozporządzenie, więc obowiązuje bezpośrednio i nie czeka na polską ustawę wdrażającą. To zmiana w stosunku do wcześniejszych przepisów AML, które docierały do nas z opóźnieniem i w krajowej wersji.

Obowiązki obejmą tych, dla których handel metalami szlachetnymi, kamieniami szlachetnymi albo innymi towarami o wysokiej wartości jest zwykłą lub główną działalnością zawodową. Salon jubilerski spełnia ten warunek z definicji i nie ma tu nad czym się zastanawiać.

Mniej oczywiste przypadki też się zdarzają. Sklep z pamiątkami, który trzyma na ladzie gablotkę ze srebrem, raczej nie prowadzi handlu metalami szlachetnymi jako głównej działalności. Sklep z zegarkami sprzedający modele za kilkadziesiąt tysięcy złotych już się w tej definicji mieści. Granica bywa płynna i lepiej wyjaśnić ją sobie wcześniej niż w lipcu 2027.

Trzy sytuacje przy ladzie

Teoria teorią, więc zobaczmy, jak to wygląda na konkretach.

• Pierścionek za 18 tys. zł, klient płaci gotówką. Kwota przekracza próg 13 tys. zł, a płatność jest gotówkowa, więc sprzedawca prosi o dowód i spisuje dane. Nie pyta o nic więcej, nie wypełnia formularza, transakcja idzie dalej normalnie.
• Naszyjnik za 50 tys. zł, klient płaci kartą. Próg 43 tys. zł jest przekroczony, a forma płatności nie ma znaczenia, więc wchodzi pełna należyta staranność, czyli wszystkie cztery czynności opisane wyżej. Karta niczego tu nie upraszcza.
• Naszyjnik za 50 tys. zł, klient chce zapłacić gotówką. Tego sprzedawca nie może przyjąć w całości, bo kwota przekracza limit gotówkowy. Część do 43 tys. zł może pójść gotówką, reszta musi być bezgotówkowa, a do tego dochodzi pełna procedura.

Ostatni przypadek bywa niewygodny w rozmowie, bo klient przychodzi z pieniędzmi i słyszy, że nie może nimi zapłacić. Warto przeszkolić pracowników wcześniej, żeby nikt nie improwizował przy kliencie.

Uwaga na zakupy rozbite na części

Progów nie liczy się od pojedynczego paragonu, tylko od transakcji. Jeżeli klient rozkłada jeden zakup na kilka płatności, liczy się ich suma.

W salonie jubilerskim to nie jest teoria. Komplet biżuterii kupowany na dwa razy, obrączki z zaliczką i dopłatą przy odbiorze, zakup rozłożony na dwie wizyty w jednym tygodniu, wszystko to może złożyć się na kwotę powyżej progu, choć żaden pojedynczy paragon go nie przekracza.

Problem polega na tym, że sprzedawca musi to zauważyć w trakcie obsługi, a nie po fakcie. Przy drugiej wizycie tego samego klienta rzadko kto pamięta, ile wydał za pierwszym razem.

Co zrobić z zebranymi danymi?

Dane spisane przy ladzie to dane osobowe, więc salon zaczyna je przetwarzać w zakresie, w jakim wcześniej tego nie robił. Zeszyt pod ladą odpada.

Trzeba ustalić, gdzie te dane trafiają i kto ma do nich dostęp. Trzeba przygotować klauzulę informacyjną dla klienta, bo ma prawo wiedzieć, po co jego dowód jest spisywany. Trzeba też zdecydować, jak długo dokumentacja będzie przechowywana, bo z jednej strony przepisy AML wymagają jej zachowania, a z drugiej RODO nie pozwala trzymać danych bez końca.

To jest ta część przygotowań, którą najłatwiej odłożyć i najdrożej potem nadrobić. Procedurę AML da się spisać w tydzień, uporządkowanie danych osobowych w całej sieci salonów zajmuje znacznie dłużej.

Co może wziąć na siebie system?

Najtrudniejszy w tych przepisach nie jest sam obowiązek, tylko moment jego rozpoznania. Sprzedawca w trakcie obsługi musi wiedzieć, że właśnie przekroczył próg. Liczenie tego w pamięci, przy kilku pozycjach na paragonie i kursie euro zmieniającym się codziennie, kończy się pomyłką.

W systemie ERP ODL komunikat o przekroczeniu progu gotówkowego w module POS działa już dziś i po wejściu nowych przepisów będzie go można ustawić na nową kwotę. To najprostsza część przygotowań, bo sprowadza się do zmiany jednego ustawienia, a nie do wdrażania nowej funkcji. Z czym jeszcze radzi sobie samo stanowisko kasowe, od płatności mieszanych po zaliczki i zamówienia, pokazuje strona System POS.

Dwie pozostałe rzeczy warto omówić z dostawcą oprogramowania indywidualnie, bo zakres bywa różny. Pierwsza to miejsce na dane identyfikacyjne w kartotece klienta, żeby nie lądowały w notatniku. Druga to sumowanie zakupów powiązanych, czyli wychwytywanie transakcji rozbitych na kilka płatności. Jedno i drugie da się prowadzić ręcznie, ale w sieci salonów ręcznie znaczy niespójnie.

Co przygotować przed lipcem 2027?

• Sprawdź, czy przepisy w ogóle Cię obejmą. Decyduje to, czy handel metalami i kamieniami szlachetnymi jest Twoją zwykłą albo główną działalnością.
• Spisz procedurę na jedną stronę. Co robi sprzedawca przy 13 tys. zł, co przy 43 tys. zł, co przy zakupie na firmę. Bez tego każdy salon wymyśli własną wersję.
• Wyznacz osobę odpowiedzialną. Ktoś musi odpowiadać za procedurę, szkolenia i kontakt z doradcą, zwłaszcza przy kilku punktach sprzedaży.
• Zdecyduj, gdzie trafiają dane. Kartoteka klienta, osobny rejestr czy dokumenty papierowe, każde rozwiązanie wymaga zgodności z RODO i ograniczenia dostępu.
• Porozmawiaj z dostawcą systemu. Konfiguracja progu, miejsce na dane identyfikacyjne, sumowanie transakcji powiązanych. Lepiej wiedzieć wcześniej, co masz, a czego nie.
• Przeszkol sprzedawców z rozmowy, nie tylko z procedury. Najtrudniejsze będzie poproszenie o dowód kogoś, kto przyszedł kupić prezent.

Technika jest tu najprostszą częścią

Ta zmiana nie wygląda jak styczniowe wygaszenie faktur z kas fiskalnych, bo nie wymaga przestawienia wszystkiego jednego dnia. Jest za to trudniejsza w innym miejscu. Dotyczy rozmowy z klientem, a nie ustawienia w programie.

Dlatego z całych przygotowań najwięcej czasu zajmie spisanie procedury i przeszkolenie ludzi, a nie konfiguracja systemu. Ustawienie progu to kwestia kilku minut i akurat ta część jest w dużej mierze gotowa.

Chcesz zobaczyć, jak kontrola progu gotówkowego działa przy kasie?
Zamów bezpłatną prezentację systemu ERP ODL