Paragon z NIP przestaje być fakturą: co zmienia się przy kasie w sieci sklepów od 1 stycznia 2027?

Luty i kwiecień 2026 roku sieci handlowe mają już za sobą. Faktury krążą przez KSeF, najczęściej poprzez integrację z oprogramowaniem ERP, a w wielu firmach temat został uznany za zamknięty. Tymczasem ostatni etap wdrożenia jeszcze przed nami i tym razem dotyczy procesów zachodzących przy stanowisku kasowym w sklepie. 1 stycznia 2027 roku wygasają przepisy przejściowe, dzięki którym kasa fiskalna może jeszcze wystawić fakturę, a paragon z numerem NIP do 450 zł jest pełnoprawną fakturą uproszczoną. Poniżej opisujemy, co dokładnie się zmienia, jak od stycznia obsłużyć klienta proszącego o fakturę na firmę i co warto sprawdzić w sieci, zanim skończy się rok.

Co dokładnie kończy się 31 grudnia 2026 roku?

Dwa wyjątki znikają tego samego dnia. Artykuł 145n ustawy o VAT pozwala dziś wystawiać faktury przy użyciu kas rejestrujących i traktować paragon z numerem NIP nabywcy do wartości 450 zł brutto lub 100 euro jako fakturę uproszczoną. Ten okres przejściowy wygasa 1 stycznia 2027 roku.

Pierwszy duży etap wdrożenia KSeF sieci przeszły wiosną i, wbrew prognozom, przeszły go spokojnie. Wyniki ankiety wśród firm korzystających z naszej integracji podsumowaliśmy w tekście KSeF oczami naszych klientów. Styczniowa zmiana jest mniejsza w skali, ale uderza dokładnie tam, gdzie wiosenna nie sięgnęła, czyli w stanowisko kasowe w sklepie.

Co to oznacza w praktyce:

• Faktura z kasy/drukarki fiskalnej. Od 1 stycznia 2027 roku kasa służy wyłącznie do ewidencji sprzedaży detalicznej i wystawiania paragonów. Faktury powstają w KSeF.
• Paragon z NIP do 450 zł. przestaje być fakturą uproszczoną. Sprzedaż na rzecz podatnika VAT zarejestrowana na kasie wymaga faktury ustrukturyzowanej, również wtedy, gdy klient zapłacił w sklepie 80 zł.
• Faktura uproszczona jako dokument. Nie znika, zmienia tylko miejsce powstania. Od stycznia wystawia się ją w KSeF, tak jak każdą inną fakturę.
• Najmniejsi podatnicy. Kończy się odroczenie dla firm, których miesięczna sprzedaż udokumentowana fakturami nie przekracza 10 tys. zł. Od stycznia one również fakturują w KSeF.

Ostatni punkt dotyczy sieci handlowej pośrednio, ale całkiem realnie. Drobni dostawcy, serwisanci, firmy sprzątające i część franczyzobiorców wystawiają faktury właśnie w takiej skali. Od stycznia ich dokumenty trafią do centrali przez KSeF, a nie mailem.

Paragon z NIP zostaje, ale przestaje dawać prawo do odliczenia

Sam paragon nie znika i numer NIP nadal będzie się na nim drukował. Zmienia się jego status. Od 1 stycznia 2027 roku paragon z NIP jest wyłącznie potwierdzeniem sprzedaży, a nie dokumentem, na podstawie którego nabywca odliczy VAT. Podstawą odliczenia staje się faktura ustrukturyzowana.

Druga rzecz jest ważniejsza dla sklepu niż dla księgowości. Numer NIP nadal trzeba pobrać od klienta przed wydrukiem paragonu, bo bez niego sprzedawca nie wystawi później faktury do tej sprzedaży. Klient ma na zgłoszenie żądania trzy miesiące, licząc od końca miesiąca, w którym wydano towar. Nawyk kasjera zostaje więc dokładnie ten sam. Zmienia się to, co dzieje się po transakcji.

Warto przekazać to pracownikom sklepów wprost, gdyż zdanie „paragon z NIP przestaje być fakturą” bardzo łatwo odczytać jako „NIP na paragonie nie jest już potrzebny”. To byłby kosztowny skrót myślowy. Klient wróci po fakturę w styczniu tak samo, jak wracał w grudniu, a bez numeru NIP na paragonie nie będzie już czego mu wystawić.

Klient prosi o fakturę na firmę: czyli jak to będzie wyglądało przy kasie od stycznia?

Przy stanowisku kasowym trzeba rozróżnić trzy sytuacje.

• Klient deklaruje zakup na firmę przed zamknięciem transakcji. Podaje numer NIP, sprzedawca wprowadza go przed wydrukiem paragonu, klient dostaje paragon, a faktura powstaje w systemie sprzedażowym i stamtąd trafia do KSeF. Z kasy nie wyjdzie już żaden inny dokument. Warto przy tym pamiętać, że sprzedaż na rzecz podatnika w ogóle nie podlega obowiązkowi ewidencji na kasie, więc część sieci obsłuży takie transakcje poza stanowiskiem kasowym, od razu fakturą. To decyzja o wewnętrznej procedurze, nie o przepisie.
• Klient wraca po fakturę później. Scenariusz najczęstszy i najbardziej wrażliwy na błędy. Warunkiem jest numer NIP na wcześniej wydanym paragonie oraz zachowanie trzymiesięcznego terminu. Faktura powstaje w systemie i idzie do KSeF, a paragon pozostaje u klienta jako dowód zakupu.
• Konsument prosi o fakturę. Tu nic się nie zmienia i dobrze o tym pamiętać, bo w sklepie detalicznym to wciąż spora część przypadków. Faktura dla osoby prywatnej jest w systemie ERP ODL odrębnym typem dokumentu i do KSeF nie jest wysyłana.

W sieci wielosklepowej liczy się to, żeby wszystkie trzy ścieżki wyglądały tak samo w każdym salonie, niezależnie od tego, kto danego dnia stoi za ladą. Opis stanowiska kasowego w naszym systemie, od obsługi płatności i zwrotów po pracę w trybie awaryjnym bez dostępu do internetu, znajdziesz w zakładce: System POS.

Zmiana bez okresu przejściowego, czyli przełączenie w sylwestra

Największym problemem nie jest sama treść przepisu, tylko jego harmonogram. Obecne przepisy wyłączają wystawianie w KSeF faktur do paragonu z NIP do 450 zł oraz faktur fiskalnych, żeby nie dublować zobowiązania podatkowego. Od 1 stycznia zasada odwraca się o sto osiemdziesiąt stopni. Nie ma okresu, w którym obie ścieżki działałyby równolegle.

W praktyce oznacza to, że aktualizacji oprogramowania sprzedażowego nie da się rozłożyć na kilka tygodni ani przetestować produkcyjnie w grudniu na wybranych sklepach. Konfiguracja musi być gotowa wcześniej, a samo przełączenie następuje z datą.

Druga kolejka ustawia się po stronie urządzeń. Producenci kas i drukarek fiskalnych zwracają uwagę na kosztowne recertyfikacje w Głównym Urzędzie Miar oraz na obowiązek generowania obszernych raportów elektronicznych, obejmujących dane z ponad pięciu lat pracy kasy. Jeśli w sklepach pracują starsze urządzenia, rozmowę z serwisem lepiej odbyć w październiku niż w ostatnim tygodniu grudnia.

Kary przesunięte na 2028 rok, obowiązek zostaje

W wykazie prac legislacyjnych rządu pojawił się projekt nowelizacji ustawy o VAT, który przesuwa kary pieniężne za błędy w KSeF na 1 stycznia 2028 roku. Dla firm, które dopiero układają procesy wokół fakturowania, to realna ulga.

Odroczenie kar nie jest jednak odroczeniem obowiązku. Ministerstwo zapowiada, że wobec firm omijających system Krajowa Administracja Skarbowa najpierw przypomni o obowiązku fakturowania, a następnie przeprowadzi czynności sprawdzające, czy pominięcie KSeF nie przekłada się na nieprawidłowości w rozliczeniu podatku należnego i naliczonego. Zwykłe ryzyka podatkowe po obu stronach transakcji działają niezależnie od sankcji.

Jest też trzecia sprawa, o której łatwo zapomnieć przy lekturze nagłówków. To ciągle projekt, a nie obowiązujący przepis. Przygotowanie wdrożenia tak, jakby kary ruszały w styczniu, kosztuje niewiele, a ewentualne odroczenie staje się wtedy marginesem bezpieczeństwa, a nie fundamentem całego harmonogramu.

Numer KSeF w przelewach, czyli zmiana po stronie centrali

Ta sama data przynosi obowiązek, który z kasą fiskalną nie ma nic wspólnego, ale dotyczy dokładnie tych samych firm. Od 1 stycznia 2027 roku w płatnościach między czynnymi podatnikami VAT, również w przelewach realizowanych w mechanizmie podzielonej płatności, trzeba podawać numer KSeF opłacanej faktury.

Dla sieci handlowej to zmiana w dziale finansowym, nie w sklepie. Jeśli faktury zakupowe są pobierane z KSeF, a płatności eksportowane z systemu do bankowości, numer KSeF przeniesie się do przelewu automatycznie. Przelewy wpisywane ręcznie w systemie bankowym wymagają uzupełnienia tego numeru przez osobę, która je wystawia, i to właśnie tam najłatwiej o pomyłkę. Jak wygląda ta część obiegu w systemie ERP ODL, od ewidencji księgowej po wymianę danych z programami bankowymi, opisaliśmy na podstronie: Finanse i księgowość oraz środki trwałe.

Co każda sieć sklepów powinna sprawdzić przed końcem roku?

• Wersja oprogramowania i termin aktualizacji. Ustal z dostawcą systemu, kiedy aktualizacja obsługująca nowe zasady będzie dostępna i ile czasu zajmie wdrożenie jej we wszystkich punktach sprzedaży.
• Zachowanie systemu wokół progu 450 zł. Sprawdź, co dzieje się dzisiaj po przekroczeniu tej kwoty i jak ma wyglądać ten sam moment od stycznia, kiedy próg przestanie decydować o sposobie dokumentowania sprzedaży.
• Kasy i drukarki fiskalne. Zapytaj serwis, czy urządzenia pracujące w sklepach wymagają aktualizacji, ile to potrwa i na kiedy można zarezerwować termin.
• Procedura przy kasie i instruktaż dla sprzedawców. Opisz trzy sytuacje z wcześniejszej części tekstu w jednym krótkim dokumencie i przekaż go do sklepów przed świętami, a nie w przerwie między świętami a Nowym Rokiem.
• Dane klientów firmowych. Faktura ustrukturyzowana wymaga kompletu danych nabywcy. Przejrzyj kartotekę kontrahentów pod kątem brakujących numerów NIP i nieaktualnych adresów.
• Obieg faktur zakupowych i przelewy. Ustal, kto i w którym momencie uzupełnia numer KSeF przy płatnościach wystawianych poza systemem.
• Test całej ścieżki. Zaplanuj sprawdzenie drogi od paragonu z numerem NIP po fakturę widoczną w KSeF, zanim nowe zasady zaczną obowiązywać produkcyjnie.

Dwa miesiące na przygotowania

Styczniowa zmiana jest krótka do opisania i kłopotliwa we wdrożeniu. Kilka zdań w przepisach, a po stronie sieci handlowej aktualizacja systemu, rozmowa z serwisem kas, nowa procedura w salonach i przeszkoleni ludzie. Wszystko z terminem, którego nie da się przesunąć nawet o tydzień.

Firmy korzystające z integracji systemu ERP ODL z KSeF mają część tej pracy załatwioną po stronie oprogramowania, bo faktury wystawiane dla firm już dziś trafiają do systemu tą drogą. Nowością od stycznia będzie objęcie nią także sprzedaży poniżej 450 zł. O szczegółach i terminach aktualizacji warto porozmawiać z opiekunem wdrożenia już teraz, bo w grudniu kolejka będzie znacznie dłuższa.

Prowadzisz sieć sklepów i chcesz sprawdzić, czy Twój system jest gotowy na styczniową zmianę?
Zamów bezpłatną prezentację systemu ERP ODL!