System ERP to skuteczne narzędzie do pozyskiwania klientów i budowania ich lojalności. Umożliwia centralne zarządzanie cenami, promocjami, programami lojalnościowymi i kartami podarunkowymi, zapewniając jednocześnie zgodność z RODO i ochronę danych osobowych na każdym etapie sprzedaży.
Efektywne Zarządzanie Przedsiębiorstwem
Prowadzisz firmę i chcesz mieć pełną kontrolę nad tym, co dzieje się w każdym dziale? System ERP daje Ci taką możliwość, bo obejmuje wszystkie kluczowe procesy w organizacji i łączy je w spójną całość. Dzięki centralizacji danych szybciej zauważasz problemy, łatwiej koordynujesz działania i podejmujesz decyzje na podstawie aktualnych informacji.
Zyskujesz jedno narzędzie, które nie tylko gromadzi i analizuje dane, ale realnie wspiera Cię w optymalizacji kosztów, zwiększaniu wydajności i budowaniu przewagi konkurencyjnej. Dzięki ERP możesz rozwijać swój biznes świadomie i skutecznie, a wyniki finansowe stają się prostą konsekwencją lepiej zaplanowanych działań.
Definicja systemu ERP
ERP, czyli Enterprise Resources Planning, jest oprogramowaniem umożliwiającym kompleksowe zarządzanie przedsiębiorstwem. System ten pozwala na planowanie, kontrolowanie oraz zarządzanie najważniejszymi procesami i zasobami firmy w niemal każdym obszarze:
-
sprzedaży,
-
finansach,
-
księgowości,
-
kadrach,
-
logistyce,
-
produkcji,
-
zaopatrzeniu,
-
innych obszarach.
Tym, co wyróżnia systemy ERP jest praca na jednej centralnej bazie danych. Oznacza to, że wszelkie dane wprowadzone do systemu w obrębie jednego obszaru automatycznie będą widoczne dla wszystkich uprawnionych pracowników firmy.
Głównym zadaniem klas ERP jest uporządkowanie przebiegu wszelkich procesów w obrębie przedsiębiorstwa oraz umożliwienie pełnej kontroli nad nimi. Dzięki temu ułatwione zostają takie zadania jak kontrola bieżących i planowanie kolejnych działań oraz analiza wyników. System ERP ułatwia również komunikację z klientem, przyspiesza jego obsługę, w tym realizację zamówień jak i serwis.
Sprzedaż
Finanse
Księgowość
Kadry
Logistyka
Produkcja
Zaopatrzenie
Inne
Czym różni się system ERP od systemu CRM?
Systemy ERP oraz CRM często uważane są za tożsame, jednak w rzeczywistości różnią się przeznaczeniem. Oba typy oprogramowania są najczęściej używanymi systemami służącymi do prowadzenia biznesu i oba służą do zarządzania oraz optymalizacji procesów przedsiębiorstwa. Każdy z nich zaspokaja jednak inne potrzeby organizacji.
Zarówno ERP (Enterprise Resource Planning), jak i CRM (Customer Relationship Management) są systemami pozwalającymi na szybkie rozpowszechnianie informacji w obrębie całego przedsiębiorstwa. ERP pozwala się skupić na procesach zachodzących w obrębie całej firmy, zaś CRM koncentruje się głównie na budowaniu relacji z klientami – obecnymi i potencjalnymi. Oznacza to, że system CRM ma znacznie mniejszy zasięg, obejmujący ujednolicenie i usprawnienie wyłącznie takich procesów jak sprzedaż, marketing oraz obsługa klienta.
Funkcjonalność i użyteczność systemu ERP
Wybierając system ERP dla swojej firmy powinniśmy zwrócić uwagę na te funkcjonalności, które pozwolą nam zaspokoić obecne oraz przewidywane potrzeby naszego przedsiębiorstwa.
Podstawowym krokiem w procesie wyboru jest weryfikacja funkcjonalności ERP w odniesieniu do potrzeb konkretnej branży i modelu biznesowego przedsiębiorstwa. Kolejnym krokiem powinno być ustalenie oczekiwań i konkretnego celu, jaki ma zostać spełniony poprzez wdrożenie systemu.
Znaczące jest również zwrócenie uwagi na skalowalność i elastyczność klas ERP. Przedsiębiorstwa rozwijają się i zmieniają, a wybrany system powinien umożliwiać łatwe dostosowanie do nowych wymagań, takich jak dodawanie nowych funkcjonalności lub integracja z innymi narzędziami. Jest to kluczowe dla zapewnienia, że system będzie w stanie wspierać firmę nie tylko w chwili obecnej, ale również w przyszłości, kiedy to mogą pojawić się nowe wyzwania i możliwości.
Wśród przykładowych celów, które wdrożenie systemu ERP pozwala osiągnąć, można wymienić:
-
optymalizowanie działania w zakresie łańcucha dostaw, a także redukowanie kosztów magazynowania produktów i materiałów przy jednoczesnej ciągłości dostępu do towarów oferowanych przez przedsiębiorstwo,
-
podwyższenie standardów obsługi klientów, dzięki ogólnodostępnej jednej bazie danych z informacjami o klientach, ich aktywności i poczynionych zakupach,
-
efektywne zarządzanie obszarem finansowym poprzez ułatwienie wykonywania powtarzalnych czynności, minimalizowanie ryzyka wystąpienia różnorodnych błędów i prostszy wgląd w istotne informacje,
-
podniesienie efektywności produkcji dzięki minimalizowaniu kosztów, wdrożeniu automatyzacji oraz wprowadzeniu zaawansowanych rozwiązań w dziedzinie planowania.
Optymalizacja
kosztów
Wyższy standard obsługi
Efektywne
zarządzanie
Automatyzacja produkcji
Użyteczność systemu ERP wyznacznikiem jego skuteczności
Współczesne systemy ERP są programami niezwykle zaawansowanymi technologicznie, posiadającymi wszelkie walory funkcjonalne oraz techniczne. Technologia jest jednak tylko tłem. Aby osiągnąć założone cele wdrożenia niezbędne będzie uzyskanie zaangażowania pracowników we właściwe użytkowanie systemu.
Istotnym aspektem użyteczności systemu ERP będzie więc odpowiedni interfejs użytkownika, który pozwoli na wygodną i intuicyjną pracę z programem. O wysokiej jakości interfejsu ERP i jego użyteczności dla pracowników świadczyć będzie:
-
minimalna liczba kliknięć pozwalająca rozpocząć działanie określonych funkcji systemu ERP. Najbardziej optymalne będzie tutaj od 2 do 3 kliknięć. Ważną funkcjonalnością w przypadku bardziej rozbudowanych rozwiązań będzie dostęp do wygodnych skrótów klawiszowych, automatyczne komunikaty systemowe oraz konfigurowalne widgety,
-
menu stworzone z kombinacji prostych grafik oraz linków tekstowych,
-
sterowanie systemem ERP za pomocą klawiatury, myszy lub ekranów dotykowych.
Implementacja ERP w chmurze
Systemy ERP jako alternatywę do tradycyjnej instalacji oferują możliwość użytkowania oprogramowania w chmurze publicznej lub prywatnej. Rozwiązanie to jest obecnie coraz chętniej wybierane przez klientów ze względu na korzyści zarówno finansowe, jak i organizacyjne.
Instalacja klas ERP w chmurze nie wymaga początkowych nakładów kapitałowych na serwery i instalacje sieciowe, a miesięczne opłaty z tytułu korzystania z infrastruktury są powiązane z liczbą użytkowników i zapotrzebowaniem na moc obliczeniową. Z perspektywy organizacyjnej firma ma zapewniony komfort i nie ma potrzeby zatrudniania własnych specjalistów IT. Chmura nie wymaga instalacji oprogramowania na konkretnych urządzeniach, więc pracownicy mają możliwość użytkowania systemu także w pracy zdalnej.
W przypadku firm mniejszych, dla których korzystanie z systemu ERP nie wymaga indywidualnego dostosowania, najczęściej dostępne są oferty w chmurze publicznej w ramach modelu SaaS (Software as a Service). Nie wymaga to zakupu licencji, tylko zamówienia usługi udostępniania standardowego oprogramowania. Większe organizacje zwykle wybierają chmurę prywatną tj. dedykowane wirtualne serwery, na których instaluje się dostosowane dla nich oprogramowanie.
Współczesne środowisko biznesowe wymaga często używania specjalistycznych narzędzi informatycznych, których system ERP nie dostarcza. Może to być zarówno sprzęt, jak i oprogramowanie. Nie należy się takiej sytuacji obawiać.
Nowoczesne rozwiązania IT mogą „rozmawiać ze sobą” w ich uniwersalnym języku i zostać w pełni zintegrowane, aby zapewnić automatyzację i wydajność procesów. Należy natomiast upewnić się, że wybierany system ma otwarty charakter tj. łatwo się integruje za pomocą API (Application Programming Interface) czyli uniwersalnego języka programistycznego.
W ostatnich latach branża handlowa stawała często przed wyzwaniem zwiększania wydajności e-commerce. Z perspektywy architektury IT biorą w tym udział: platforma e-commerce, system ERP, rozwiązanie typu WMS oraz system kurierski. Doświadczenie pokazuje, że sprawnie przeprowadzony projekt integracji szybko się zwróci, ponieważ czas realizacji każego pojedynczego zamówienia odczuwalnie się skróci.
Czym powinien wyróżniać się system dedykowany branży retail?
Częste zmiany personalne na stanowiskach w punktach sprzedaży detalicznej wymuszają stosowanie systemów, których interfejs cechuje się najwyższymi standardami prostoty i intuicyjności. Taka optymalizacja pozwala nowym pracownikom na błyskawiczne osiągnięcie płynności operacyjnej, co przekłada się na efektywną i bezproblemową obsługę klienta od pierwszego dnia pracy.
Z perspektywy kreowania pozytywnych doświadczeń klienta ważna jest zdolność systemu ERP do realizowania strategii Omnichannel, którą można osiągnąć dzięki jednej bazie danych dla wszystkich sklepów oraz pełnej integracji systemu ERP i platformy e-commerce. Obecnie klienci na swojej ścieżce zakupowej korzystają z wielu urządzeń zamiennie. Rozpoczynają proces kupowania na jednym urządzeniu (telefon komórkowy), a następnie kontynuują zakupy na kolejnym (komputer PC), czy też w sklepie stacjonarnym. Niemal każda transakcja jest z natury wielokanałowa, dlatego też klienta on-line i off-line należy traktować jako jedność. Ważne aby klient przeglądając stronę internetową sklepu na telefonie/tablecie/komputerze widział takie same ceny, produkty, promocje jak w sklepie stacjonarnym oraz aby jego punkty lojalnościowe były naliczane zarówno przy zakupach on-line jak i off-line.
Przejście na system ERP wiąże się z licznymi korzyściami, które są ściśle powiązane z charakterem działalności firmy oraz jej celami. Do najpopularniejszych zysków firmy po wdrożeniu można zaliczyć:
-
Obniżenie kosztów pracy, dzięki automatyzacji czynności powtarzalnych.
-
Oszczędność czasu wykorzystywanego na ewidencję dokumentów, przygotowywanie raportów, realizację zamówień oraz kompletacje magazynowe od 25 do nawet 90%.
-
Trafniejsze podejmowanie decyzji, dzięki bieżącemu dostępowi do raportów i analiz.
-
Optymalizowanie stanów magazynowych, dzięki rezygnacji z nierentownego wykorzystania przestrzeni magazynowej i właściwemu planowaniu zakupów.
-
Poprawa jakości obsługi klienta, dzięki łatwemu gromadzeniu i przeszukiwaniu danych o preferencjach zakupowych klientów oraz historii ich zamówień.
-
Ujednolicenie i automatyzacja procedur, skutkująca uporządkowaniem chaosu w danych oraz eliminacją zagrożeń księgowych i prawnych.
-
Optymalizowanie procesów produkcyjnych, dzięki wyeliminowaniu sporej liczby błędów powtarzalnych.
-
Zwiększenie bezpieczeństwa danych, poprzez ich cyfryzację oraz ograniczenie dostępu dla osób niepowołanych.
Krótka historia systemów ERP
System ERP, podobnie jak każda inna nowatorska myśl technologiczna i pomysł usprawniający, przeszedł znaczną ewolucję. W latach sześćdziesiątych XX w. pojawiły się aplikacje, które można uznać za protoplastę dzisiejszego ERP, bez którego nie mogłoby prawidłowo i optymalnie w stosunku do swoich możliwości funkcjonować żadne współczesne przedsiębiorstwo.
Pierwsze systemy komputerowe IC
W latach 60-tych ubiegłego wieku produkcja wyglądała zupełnie inaczej niż dziś. Firmy stawiały na duże zapasy, bo tylko w ten sposób mogły szybko reagować na niespodziewane zamówienia.
Tak rozbudowane magazyny wymagały jednak lepszego zarządzania, dlatego zaczęły powstawać pierwsze systemy IC (Inventory Control). Były to proste aplikacje komputerowe, których głównym zadaniem była kontrola zasobów i usprawnienie codziennej pracy magazynów.
Stworzenie pierwszych systemów MRP
W latach 70-tych okazało się, że utrzymywanie ogromnych zapasów generuje zbyt wysokie koszty. Równocześnie rozwój technologii informatycznych pozwolił znaleźć na to rozwiązanie.
Tak powstały systemy MRP (Manufacturing Resource Planning). Pozwalały one obliczać realne zapotrzebowanie materiałowe wynikające z planów produkcyjnych. Dzięki temu możliwe było zmniejszenie zapasów i obniżenie kosztów magazynowania.
Z czasem systemy IC wzbogacono o funkcje sterowania zakupami, modyfikowania zamówień i obsługi bardziej złożonych procesów. Właśnie wtedy narodziły się pierwsze pełnoprawne rozwiązania MRP.
Kolejnym krokiem było planowanie zdolności produkcyjnych. Systemy zaczęły łączyć proces sprzedaży z procesem produkcyjnym, a także moduły zarządzania pracownikami i ich czasem pracy.
Nowa generacja oprogramowania – systemy MRP II
Lata 80-te przyniosły dalszy rozwój MRP. Upowszechnienie komputerów i niższe koszty wdrożeń sprawiły, że systemy trafiły do coraz większej liczby firm.
Do ich funkcjonalności dodano moduły finansowe. Pozwalało to powiązać ruchy magazynowe z procesami księgowymi, co stworzyło nową generację systemów – MRP II.
Nowe narzędzia umożliwiały planowanie produkcji z uwzględnieniem zdolności zakładu oraz jednoczesne generowanie zestawień finansowych. Dzięki temu menedżerowie mogli łatwiej śledzić realizację planów i szybciej reagować na wszelkie nieprawidłowości.
Powstanie systemów ERP
W latach 90-tych technologia komputerowa rozwijała się na tyle szybko, że umożliwiło to rozbudowanie MRP II o zupełnie nowe moduły. Systemy zaczęły obejmować obszary takie jak zarządzanie projektami, komunikacja wewnętrzna czy przechowywanie danych.
W efekcie MRP II przekształciło się w to, co dziś znamy jako ERP – kompleksowy system do zarządzania wszystkimi zasobami przedsiębiorstwa.
Współczesne ERP analizują dane, wykrywają nieefektywności i podpowiadają możliwe działania naprawcze. Pozwalają firmom działać szybciej, płynniej i zdecydowanie bardziej świadomie, reagując nawet na niewielkie odchylenia od planu.
ERP II i praca w sieci
Obecnie obserwujemy rozwój kolejnej generacji systemów. ERP II stawia na integrację z siecią i szerokie wykorzystanie Internetu.
Dzięki temu użytkownicy mogą pracować z poziomu przeglądarki, a firmy tworzyć serwisy internetowe dla klientów i kontrahentów. To kolejny krok w kierunku pełnej cyfryzacji zarządzania przedsiębiorstwem.
Powiązane wpisy blogowe
Wdrożenie ERP - fakty i mity
ERP dla małych firm - w chmurze czy na własnym serwerze?
Wdrożenie ERP to zmiana, którą trzeba dobrze pokierować
System ERP ODL gotowy na KSeF
Trendy w systemach ERP w 2023 roku
Odkryj wiele możliwości systemu ERP ODL, czyli jak dobrze wykorzystać sezon ogórkowy?
Najczęściej zadawane pytania
System ERP ODL w pigułce
Chcesz zapytać o coś innego? Zadzwoń:
Zapytaj eksperta
Na wszystkie pytania związane z Systemem ERP ODL
odpowie nasz ekspert, Mirka Achinger.