Efektywne Zarządzanie Przedsiębiorstwem
System ERP to zintegrowany system informatyczny wspomagający zarzadzanie przedsiębiorstwem swoim zakresem obejmuje wszystkie główne procesy w organizacji. Dzięki centralizacji danych system ERP umożliwia lepszą koordynację działań w różnych działach organizacji, zapewniając jednocześnie aktualne i spójne informacje niezbędne do efektywnego podejmowania decyzji.
System ERP jest narzędziem służącym gromadzeniu, przetwarzaniu i analizowaniu danych. Umożliwia podejmowanie trafnych decyzji w zakresie optymalizacji kosztów, wzrostu wydajności, uzyskania przewagi konkurencyjnej oraz zwiększenia udziału na rynku i poprawy wyników finansowych. System ERP to kluczowe rozwiązanie dla każdej firmy.
Sprzedaż
Finanse
Księgowość
Kadry
Logistyka
Produkcja
Zaopatrzenie
Inne
Definicja systemu ERP
ERP, czyli Enterprise Resources Planning, jest oprogramowaniem umożliwiającym kompleksowe zarządzanie przedsiębiorstwem. System ten pozwala na planowanie, kontrolowanie oraz zarządzanie najważniejszymi procesami i zasobami firmy w niemal każdym obszarze:
-
sprzedaży,
-
finansach,
-
księgowości,
-
kadrach,
-
logistyce,
-
produkcji,
-
zaopatrzeniu,
-
innych obszarach.
Tym, co wyróżnia systemy ERP jest praca na jednej centralnej bazie danych. Oznacza to, że wszelkie dane wprowadzone do systemu w obrębie jednego obszaru automatycznie będą widoczne dla wszystkich uprawnionych pracowników firmy.
Głównym zadaniem systemu ERP jest uporządkowanie przebiegu wszelkich procesów w obrębie przedsiębiorstwa oraz umożliwienie pełnej kontroli nad nimi. Dzięki temu ułatwione zostają takie zadania jak kontrola bieżących i planowanie kolejnych działań oraz analiza wyników. System ERP ułatwia również komunikację z klientem, przyspiesza jego obsługę, w tym realizację zamówień jak i serwis.
Czym różni się system ERP od systemu CRM?
Systemy ERP oraz CRM często uważane są za tożsame, jednak w rzeczywistości różnią się przeznaczeniem. Oba typy oprogramowania są najczęściej używanymi systemami służącymi do prowadzenia biznesu i oba służą do zarządzania oraz optymalizacji procesów przedsiębiorstwa. Każdy z nich zaspokaja jednak inne potrzeby organizacji.
Zarówno ERP (Enterprise Resource Planning), jak i CRM (Customer Relationship Management) są systemami pozwalającymi na szybkie rozpowszechnianie informacji w obrębie całego przedsiębiorstwa. ERP pozwala się skupić na procesach zachodzących w obrębie całej firmy, zaś CRM koncentruje się głównie na budowaniu relacji z klientami – obecnymi i potencjalnymi. Oznacza to, że system CRM ma znacznie mniejszy zasięg, obejmujący ujednolicenie i usprawnienie wyłącznie takich procesów jak sprzedaż, marketing oraz obsługa klienta.
Funkcjonalność i użyteczność systemu ERP
Wybierając system ERP dla swojej firmy powinniśmy zwrócić uwagę na te funkcjonalności, które pozwolą nam zaspokoić obecne oraz przewidywane potrzeby naszego przedsiębiorstwa.
Podstawowym krokiem w procesie wyboru jest weryfikacja funkcjonalności ERP w odniesieniu do potrzeb konkretnej branży i modelu biznesowego przedsiębiorstwa. Kolejnym krokiem powinno być ustalenie oczekiwań i konkretnego celu, jaki ma zostać spełniony poprzez wdrożenie systemu.
Znaczące jest również zwrócenie uwagi na skalowalność i elastyczność systemu ERP. Przedsiębiorstwa rozwijają się i zmieniają, a wybrany system powinien umożliwiać łatwe dostosowanie do nowych wymagań, takich jak dodawanie nowych funkcjonalności lub integracja z innymi narzędziami. Jest to kluczowe dla zapewnienia, że system będzie w stanie wspierać firmę nie tylko w chwili obecnej, ale również w przyszłości, kiedy to mogą pojawić się nowe wyzwania i możliwości.
Wśród przykładowych celów, które wdrożenie systemu ERP pozwala osiągnąć, można wymienić:
-
optymalizowanie działania w zakresie łańcucha dostaw, a także redukowanie kosztów magazynowania produktów i materiałów przy jednoczesnej ciągłości dostępu do towarów oferowanych przez przedsiębiorstwo,
-
podwyższenie standardów obsługi klientów, dzięki ogólnodostępnej jednej bazie danych z informacjami o klientach, ich aktywności i poczynionych zakupach,
-
efektywne zarządzanie obszarem finansowym poprzez ułatwienie wykonywania powtarzalnych czynności, minimalizowanie ryzyka wystąpienia różnorodnych błędów i prostszy wgląd w istotne informacje,
-
podniesienie efektywności produkcji dzięki minimalizowaniu kosztów, wdrożeniu automatyzacji oraz wprowadzeniu zaawansowanych rozwiązań w dziedzinie planowania.
Optymalizacja
kosztów
Wyższy standard obsługi
Efektywne
zarządzanie
Automatyzacja produkcji
Użyteczność systemu ERP wyznacznikiem jego skuteczności
Współczesne systemy ERP są programami niezwykle zaawansowanymi technologicznie, posiadającymi wszelkie walory funkcjonalne oraz techniczne. Technologia jest jednak tylko tłem. Aby osiągnąć założone cele wdrożenia niezbędne będzie uzyskanie zaangażowania pracowników we właściwe użytkowanie systemu.
Istotnym aspektem użyteczności systemu ERP będzie więc odpowiedni interfejs użytkownika, który pozwoli na wygodną i intuicyjną pracę z programem. O wysokiej jakości interfejsu ERP i jego użyteczności dla pracowników świadczyć będzie:
-
minimalna liczba kliknięć pozwalająca rozpocząć działanie określonych funkcji systemu ERP. Najbardziej optymalne będzie tutaj od 2 do 3 kliknięć. Ważną funkcjonalnością w przypadku bardziej rozbudowanych rozwiązań będzie dostęp do wygodnych skrótów klawiszowych, automatyczne komunikaty systemowe oraz konfigurowalne widgety,
-
menu stworzone z kombinacji prostych grafik oraz linków tekstowych,
-
sterowanie systemem ERP za pomocą klawiatury, myszy lub ekranów dotykowych.
Implementacja ERP w chmurze
Systemy ERP jako alternatywę do tradycyjnej instalacji oferują możliwość użytkowania oprogramowania w chmurze publicznej lub prywatnej. Rozwiązanie to jest obecnie coraz chętniej wybierane przez klientów ze względu na korzyści zarówno finansowe, jak i organizacyjne.
Instalacja ERP w chmurze nie wymaga początkowych nakładów kapitałowych na serwery i instalacje sieciowe, a miesięczne opłaty z tytułu korzystania z infrastruktury są powiązane z liczbą użytkowników i zapotrzebowaniem na moc obliczeniową. Z perspektywy organizacyjnej firma ma zapewniony komfort i nie ma potrzeby zatrudniania własnych specjalistów IT. Chmura nie wymaga instalacji oprogramowania na konkretnych urządzeniach, więc pracownicy mają możliwość użytkowania systemu także w pracy zdalnej.
W przypadku firm mniejszych, dla których korzystanie z systemu ERP nie wymaga indywidualnego dostosowania, najczęściej dostępne są oferty w chmurze publicznej w ramach modelu SaaS (Software as a Service). Nie wymaga to zakupu licencji, tylko zamówienia usługi udostępniania standardowego oprogramowania. Większe organizacje zwykle wybierają chmurę prywatną tj. dedykowane wirtualne serwery, na których instaluje się dostosowane dla nich oprogramowanie.
Współczesne środowisko biznesowe wymaga często używania specjalistycznych narzędzi informatycznych, których system ERP nie dostarcza. Może to być zarówno sprzęt, jak i oprogramowanie. Nie należy się takiej sytuacji obawiać.
Nowoczesne rozwiązania IT mogą „rozmawiać ze sobą” w ich uniwersalnym języku i zostać w pełni zintegrowane, aby zapewnić automatyzację i wydajność procesów. Należy natomiast upewnić się, że wybierany system ma otwarty charakter tj. łatwo się integruje za pomocą API (Application Programming Interface) czyli uniwersalnego języka programistycznego.
W ostatnich latach branża handlowa stawała często przed wyzwaniem zwiększania wydajności e-commerce. Z perspektywy architektury IT biorą w tym udział: platforma e-commerce, system ERP, rozwiązanie typu WMS oraz system kurierski. Doświadczenie pokazuje, że sprawnie przeprowadzony projekt integracji szybko się zwróci, ponieważ czas realizacji każego pojedynczego zamówienia odczuwalnie się skróci.
Czym powinien wyróżniać się system dedykowany branży retail?
Pozyskiwanie klientów i budowanie ich lojalności wymaga dobrych narzędzi do realizacji polityki handlowej. System informatyczny powinien umożliwiać centralne sterowanie cenami sprzedaży oraz wszelkimi promocjami i wyprzedażami, zarządzać programem lojalnościowym i sprzedażą kart upominkowych. Wszystko to z zapewnieniem wymagań RODO dotyczących ochrony danych osobowych.
Stanowisko pracy w punkcie sprzedaży detalicznej to miejsce dużej rotacji pracowników. System dedykowany retail musi więc posiadać interfejs sprzedaży detalicznej spełniający najwyższe standardy prostoty i intuicyjności, aby nowy pracownik szybko osiągnął płynność obsługi klienta.
Z perspektywy kreowania pozytywnych doświadczeń klienta ważna jest zdolność systemu ERP do realizowania strategii Omnichannel, którą można osiągnąć dzięki jednej bazie danych dla wszystkich sklepów oraz pełnej integracji systemu ERP i platformy e-commerce. Obecnie klienci na swojej ścieżce zakupowej korzystają z wielu urządzeń zamiennie. Rozpoczynają proces kupowania na jednym urządzeniu (telefon komórkowy), a następnie kontynuują zakupy na kolejnym (komputer PC), czy też w sklepie stacjonarnym. Niemal każda transakcja jest z natury wielokanałowa, dlatego też klienta on-line i off-line należy traktować jako jedność. Ważne aby klient przeglądając stronę internetową sklepu na telefonie/tablecie/komputerze widział takie same ceny, produkty, promocje jak w sklepie stacjonarnym oraz aby jego punkty lojalnościowe były naliczane zarówno przy zakupach on-line jak i off-line.
Przejście na system ERP wiąże się z licznymi korzyściami, które są ściśle powiązane z charakterem działalności firmy oraz jej celami. Do najpopularniejszych zysków firmy po wdrożeniu można zaliczyć:
-
Obniżenie kosztów pracy, dzięki automatyzacji czynności powtarzalnych.
-
Oszczędność czasu wykorzystywanego na ewidencję dokumentów, przygotowywanie raportów, realizację zamówień oraz kompletacje magazynowe od 25 do nawet 90%.
-
Trafniejsze podejmowanie decyzji, dzięki bieżącemu dostępowi do raportów i analiz.
-
Optymalizowanie stanów magazynowych, dzięki rezygnacji z nierentownego wykorzystania przestrzeni magazynowej i właściwemu planowaniu zakupów.
-
Poprawa jakości obsługi klienta, dzięki łatwemu gromadzeniu i przeszukiwaniu danych o preferencjach zakupowych klientów oraz historii ich zamówień.
-
Ujednolicenie i automatyzacja procedur, skutkująca uporządkowaniem chaosu w danych oraz eliminacją zagrożeń księgowych i prawnych.
-
Optymalizowanie procesów produkcyjnych, dzięki wyeliminowaniu sporej liczby błędów powtarzalnych.
-
Zwiększenie bezpieczeństwa danych, poprzez ich cyfryzację oraz ograniczenie dostępu dla osób niepowołanych.
Krótka historia systemów ERP
System ERP, podobnie jak każda inna nowatorska myśl technologiczna i pomysł usprawniający, przeszedł znaczną ewolucję. W latach sześćdziesiątych XX w. pojawiły się aplikacje, które można uznać za protoplastę dzisiejszego ERP, bez którego nie mogłoby prawidłowo i optymalnie w stosunku do swoich możliwości funkcjonować żadne współczesne przedsiębiorstwo.
Pierwsze systemy komputerowe IC
W latach 60-tych ubiegłego wieku produkcja wielu zakładów zorganizowana była zupełnie inaczej niż dzieje się to współcześnie. Producenci, aby zapewnić sobie konkurencyjność i możliwości produkcyjne skupiali się na posiadaniu możliwie dużych zapasów, dzięki czemu mogli sprostać nieoczekiwanym zamówieniom. Aby sprawnie zarządzać tak dużymi stanami magazynowymi stworzone zostały pierwsze systemy komputerowe ułatwiające to zadanie. IC (Inventory Control), czyli kontrola zasobów, to początkowo proste aplikacje, które znacznie usprawniały zarządzanie gospodarką magazynową.
Stworzenie pierwszych systemów MRP
W latach 70-tych XX wieku dotychczasowy sposób zarządzania przestrzenią magazynową okazał się mało efektywny. Okazało się, że posiadanie dużych zasobów generowało niepotrzebnie duże koszty. Jednoczesny rozwój technik informatycznych pozwolił rozwiązać ten problem poprzez stworzenie pierwszych systemów MRP (Manufacturing Resource Planning) służących do planowania zapotrzebowania materiałowego. Systemy te umożliwiały obliczenie zapotrzebowania na materiały odpowiadające nadrzędnym planom produkcyjnym. Pozwoliło to znacznie zmniejszyć przestrzenie magazynowe i tym samym zredukować koszty ich utrzymania. Wyposażenie prostych IC w nowe funkcjonalności pozwalające na podstawie realnych stanów magazynowych sterować procesem zamówień, modyfikować je w razie potrzeb, realizować złożone zamówienia, doprowadziło do powstania pierwszych systemów MRP.
Kolejnym zadaniem postawionym przed systemami MRP było planowanie zdolności produkcyjnych. Nowe narzędzia pozwalały na planowanie procesu sprzedaży i łączenie go z planowaniem produkcji, w tym z zapotrzebowaniem na materiały. Do systemów MRP dostarczono również moduły pozwalające na kontrolę i zarządzanie załogą zakładu oraz jej pracą.
Nowa generacja oprogramowania – systemy MRP II
Lata 80-te to kolejny etap rozwoju istniejących systemów MRP. Z uwagi na ich upowszechnienie oraz obniżenie kosztów wdrożenia, systemy stawały się coraz bardziej popularne. W kolejnym etapie wdrożono w nich funkcjonalność łączącą przesunięcia zapasów z procesami finansowymi. Doprowadziło to do powstania nowej generacji oprogramowania, którym były systemy MRP II. Łączyły one system księgowości finansowej z systemem zarządzania materiałowego. Dzięki temu możliwe było planowanie zapotrzebowania materiałowego z uwzględnieniem zdolności produkcyjnych oraz jednoczesne generowanie powiązanych z tym zestawień finansowych obrazujących w przejrzystej formie stan realizacji planu produkcji. Zestawienia takie wskazywały również możliwe działania korygujące realizację zagrożonego planu produkcji.
Powstanie systemów ERP
Lata 90-te przyniosły dalszy dynamiczny rozwój technik komputerowych. Dzięki ich niesamowicie szybkiemu rozwojowi możliwe stało się rozwijanie systemów MRP II w kierunku objęcia zarządzaniem wszystkich zasobów przedsiębiorstwa. Do rozwijanych systemów wdrażano kolejne moduły, takiej jak zarządzanie projektami, przechowywanie informacji czy system komunikacji. Wzbogacony w ten sposób system MRP II powoli przerodził się we w pełni funkcjonalny system do zarządzania całym przedsiębiorstwem produkcyjnym. Czyli współcześnie znany nam system ERP.
Możliwości jakie dają obecnie te systemy nie sposób przecenić. Dzięki scentralizowanej i poddanej specjalistycznej analizie informacji zarządzanie skomplikowanym tworem jakim jest współczesne przedsiębiorstwo stało się znacznie prostsze a jednocześnie bardziej efektywne. System jest tak skonstruowany bym wyszukiwać nieefektywne procesy, podpowiada również jakie działania należy wdrożyć, aby usprawnić i zoptymalizować proces, zarówno pod względem wydajności jak i opłacalności. Dzięki takim narzędziom praca całego przedsiębiorstwa staje się płynnie działającą, wydajną maszynerią. Co ważne, system pozwala śledzić nawet drobne odstępstwa od założeń, a co za tym idzie, daje czas na reakcję korygującą nieprawidłowość zanim jej skutki staną się poważne.
Obecnie jesteśmy świadkami dalszego rozwoju systemów ERP. Obecnie jest to nowy standard o nazwie ERP II. Jego głównym założeniem jest praca w sieci, również z wykorzystaniem Internetu. Dzięki temu systemy te pozwalają na wygodny dostęp za pośrednictwem przeglądarek internetowych oraz tworzenie serwisów internetowych dla klientów i kontrahentów.
Powiązane wpisy blogowe
Wdrożenie ERP - fakty i mity
ERP dla małych firm - w chmurze czy na własnym serwerze?
Wdrożenie ERP to zmiana, którą trzeba dobrze pokierować
System ERP ODL gotowy na KSeF
Trendy w systemach ERP w 2023 roku
Odkryj wiele możliwości systemu ERP ODL, czyli jak dobrze wykorzystać sezon ogórkowy?
Na wszystkie pytania związane z Systemem ERP ODL
odpowie nasz ekspert, Mirka Achinger.