System ERP – czym różni się od CRM?

Systemy ERP (Enterprise Resource Planning) i systemy CRM (Customer Relationship Management) to dwa typy oprogramowania najczęściej używane przez firmy do prowadzenia biznesu. Oba służą do zarządzania i optymalizowania procesów zachodzących w przedsiębiorstwie, jednak każdy z nich zaspokaja inne potrzeby organizacji. Oba systemy mogą się wzajemnie przenikać i uzupełniać.

Czym właściwe jest system ERP?

Systemy ERP są narzędziami informatycznymi, które usprawniają zarządzanie zasobami całego przedsiębiorstwa. Ich początki sięgają już lat 60-tych XX wieku (krótka historia ewolucji systemów ERP). Swoim zasięgiem obejmują wszystkie działy w firmie, począwszy od planowania produkcji, poprzez jej wykonanie, magazynowanie produktów, działy handlowe, dział finansowy, kadr i płac, marketingu, serwis, itd. W dużym uproszczeniu, system ERP to ogromna baza danych, do której mają dostęp pracownicy wszystkich działów przedsiębiorstwa, i która umożliwia im efektywne wykorzystywanie możliwości firmy.

Zastosowanie systemu ERP pozwala na bardziej efektywne wykorzystywanie możliwości przedsiębiorstwa. Każdy dział ma stały dostęp do niezbędnych informacji. Dzięki temu ułatwione jest zarządzanie firmą, kontrolowanie bieżących działań, planowanie kolejnych oraz analizowanie wyników. ERP ułatwia także komunikację, przyspiesza obsługę klienta oraz skraca czas oczekiwania na realizację zamówienia lub obsługi serwisowej.

Systemy ERP to narzędzia modułowe i otwarte, co oznacza, że ich wprowadzanie może być wieloetapowe. Można je zintegrować z już istniejącymi w firmie systemami i stopniowo wdrażać go poprzez instalowanie kolejnych modułów. System ERP jest więc zaawansowanym narzędziem informatycznym, które jednocześnie jest stosunkowo proste w obsłudze.

ERP I CRM – zarządzanie procesami i klientami

Zarówno CRM jak i ERP pozwalają na rozpowszechnianie informacji w całym przedsiębiorstwie i służą do usprawniania procesów biznesowych, jednak system ERP skupia się na procesach w całej organizacji, a CRM koncentruje się wyłącznie na relacjach z klientami.

Głównym celem systemu ERP jest zintegrowanie wszystkich procesów biznesowych w przedsiębiorstwie w jednym miejscu – w bazie danych systemu. Oprogramowanie zbiera dane, zapisuje je i integruje, tak aby mogły być analizowane w sposób, który pomoże firmie osiągać jej strategiczne cele oraz dostrzec pola, które należy usprawnić. Program ERP pomaga organizować i automatyzować wszelkie procesy zachodzące w przedsiębiorstwie – handlowe, logistyczne, księgowe i kadrowo-płacowe.

System CRM również pomaga organizować i automatyzować procesy, jednak jego zasięg jest znacznie mniejszy. CRM pomaga zarządzać, ujednolicać i usprawniać wyłącznie procesy sprzedaży, marketingu i obsługi klienta.

System CRM – zastosowanie i korzyści:

Zastosowanie CRM Korzyści z systemu CRM
Organizowanie i automatyzowanie działań marketingowych Wysoka jakość obsługi klienta
Zarządzanie procesem sprzedaży Efektywność działań sprzedażowych i marketingowych
Automatyzowanie procesu obsługi klienta Pozyskiwanie nowych klientów
Organizowanie komunikacji z klientami Wyższa lojalność klientów
Identyfikacja możliwości biznesowych oraz potencjalnych klientów lub partnerów Wzrost sprzedaży


System ERP – zastosowanie i korzyści:

Zastosowanie ERP Korzyści z systemu ERP
Standaryzacja procesów biznesowych Uporządkowanie danych
Zarządzanie łańcuchem dostaw (zakupy, magazyny, sprzedaż, logistyka) Kontrola kosztów
Prowadzenie księgowości i analiz finansowych Przekrojowe analizy ułatwiające strategiczne decyzje
Zarządzanie zasobami ludzkimi i płacami Zwiększenie efektywności organizacyjnej
Poprawa wyników sprzedaży i zwiększenie zysków przedsiębiorstwa

Przykłady efektu wdrożenia systemu ERP:

  • Skrócenie czasu przygotowywania i zwiększenie ilości pozycji na zamówieniach o blisko 10%.
  • Skrócenie czasu przeszkolenia nowego pracownika magazynu o ponad 85%.

Szczegółowe omówienie korzyści znajdują się w poniższych case studies:

  1. Case study: system ERP ODL wspomaga rozwój przedsiębiorstw
  2. Case study: integracja sklepu www Caterina i wdrożenie inteligentnego algorytmu ODL

ERP czy CRM – co wdrożyć?

co wdrożyć ERP czy CRM?Mniejsze przedsiębiorstwa, szczególnie te o charakterze usługowym mogą najpierw zainwestować w rozwiązanie CRM po to, aby wspierać proces pozyskiwania nowych klientów i poprawić relacje z dotychczasowymi – to zwykle pomaga przyspieszyć rozwój.

Firmy, których działalność opiera się na obrocie towarowym więcej skorzystają z wdrożenia systemu ERP nawet jeśli nie osiągają jeszcze wielkiej skali, ale chciałyby mieć pod kontrolą zakupy od dostawców, magazyny i sprzedaż. Dobrym wyborem jest wtedy system ERP o charakterze modułowym. Na początek można wdrożyć tylko te moduły systemu, które są potrzebne na obecnym etapie rozwoju firmy, a później w trakcie wieloletniej eksploatacji rozbudowywać system stopniowo.

Niezależnie od tego, który system zostanie wprowadzony w pierwszej kolejności, zwykle nadejdzie czas, w którym firma będzie potrzebowała zarówno systemu ERP, jak i CRM. Systemy te uzupełniają się i warto zadbać, aby były zintegrowane w sposób, który pozwala uniknąć wykonywania tych samych czynności dwukrotnie, osobno w każdym systemie.

Warto również pamiętać, iż wiele firm oferujących systemy ERP, chcąc poszerzyć zakres swoich usług i wyjść naprzeciw potrzebom klientów, dodatkowo oferuje własne rozwiązania CRM w pełni zintegrowane z ERP.

Dobierz system ERP dla swojej firmy

Krótka historia systemów ERP

System ERP, podobnie jak każda inna nowatorska myśl technologiczna i pomysł usprawniający, przeszedł znaczną ewolucję. W latach sześćdziesiątych XX w. pojawiły się aplikacje, które można uznać za protoplastę dzisiejszego ERP, bez którego nie mogłoby prawidłowo i optymalnie w stosunku do swoich możliwości funkcjonować żadne współczesne przedsiębiorstwo.

system erp grafika

Ewolucja systemu

Pierwsze systemy komputerowe IC

W latach 60-tych ubiegłego wieku produkcja wielu zakładów zorganizowana była zupełnie inaczej niż dzieje się to współcześnie. Producenci, aby zapewnić sobie konkurencyjność i możliwości produkcyjne skupiali się na posiadaniu możliwie dużych zapasów, dzięki czemu mogli sprostać nieoczekiwanym zamówieniom. Aby sprawnie zarządzać tak dużymi stanami magazynowymi stworzone zostały pierwsze systemy komputerowe ułatwiające to zadanie. IC (Inventory Control), czyli kontrola zasobów, to początkowo proste aplikacje, które znacznie usprawniały zarządzanie gospodarką magazynową.

Stworzenie pierwszych systemów MRP

W latach 70-tych XX wieku dotychczasowy sposób zarządzania przestrzenią magazynową okazał się mało efektywny. Okazało się, że posiadanie dużych zasobów generowało niepotrzebnie duże koszty. Jednoczesny rozwój technik informatycznych pozwolił rozwiązać ten problem poprzez stworzenie pierwszych systemów MRP (Manufacturing Resource Plannig) służących do planowania zapotrzebowania materiałowego. Systemy te umożliwiały obliczenie zapotrzebowania na materiały odpowiadające nadrzędnym planom produkcyjnym. Pozwoliło to znacznie zmniejszyć przestrzenie magazynowe i tym samym zredukować koszty ich utrzymania. Wyposażenie prostych IC w nowe funkcjonalności pozwalające na podstawie realnych stanów magazynowych sterować procesem zamówień, modyfikować je w razie potrzeb, realizować złożone zamówienia, doprowadziło do powstania pierwszych systemów MRP.

system erp pod lupąKolejnym zadaniem postawionym przed systemami MRP było planowanie zdolności produkcyjnych. Nowe narzędzia pozwalały na planowanie procesu sprzedaży i łączenie go z planowaniem produkcji, w tym z zapotrzebowaniem na materiały. Do systemów MRP dostarczono również moduły pozwalające na kontrolę i zarządzanie załogą zakładu oraz jej pracą.

Nowa generacja oprogramowania – systemy MRP II

Lata 80-te to kolejny etap rozwoju istniejących systemów MRP. Z uwagi na ich upowszechnienie oraz obniżenie kosztów wdrożenia, systemy stawały się coraz bardziej popularne. W kolejnym etapie wdrożono w nich funkcjonalność łączącą przesunięcia zapasów z procesami finansowymi. Doprowadziło to do powstania nowej generacji oprogramowania, którym były systemy MRP II. Łączyły one system księgowości finansowej z systemem zarządzania materiałowego. Dzięki temu możliwe było planowanie zapotrzebowania materiałowego z uwzględnieniem zdolności produkcyjnych oraz jednoczesne generowanie powiązanych z tym zestawień finansowych obrazujących w przejrzystej formie stan realizacji planu produkcji. Zestawienia takie wskazywały również możliwe działania korygujące realizację zagrożonego planu produkcji.

Powstanie systemów ERP

Lata 90-te przyniosły dalszy dynamiczny rozwój technik komputerowych. Dzięki ich niesamowicie szybkiemu rozwojowi możliwe stało się rozwijanie systemów MRP II w kierunku objęcia zarządzaniem wszystkich zasobów przedsiębiorstwa. Do rozwijanych systemów wdrażano kolejne moduły, takiej jak zarządzanie projektami, przechowywanie informacji czy system komunikacji. Wzbogacony w ten sposób system MRP II powoli przerodził się we w pełni funkcjonalny system do zarządzania całym przedsiębiorstwem produkcyjnym. Czyli współcześnie znany nam system ERP.

Możliwości jakie dają obecnie te systemy nie sposób przecenić. Dzięki scentralizowanej i poddanej specjalistycznej analizie informacji zarządzanie skomplikowanym tworem jakim jest współczesne przedsiębiorstwo stało się znacznie prostsze a jednocześnie bardziej efektywne. System jest tak skonstruowany bym wyszukiwać nieefektywne procesy, podpowiada również jakie działania należy wdrożyć, aby usprawnić i zoptymalizować proces, zarówno pod względem wydajności jak i opłacalności. Dzięki takim narzędziom praca całego przedsiębiorstwa staje się płynnie działającą, wydajną maszynerią. Co ważne, system pozwala śledzić nawet drobne odstępstwa od założeń, a co za tym idzie, daje czas na reakcję korygującą nieprawidłowość zanim jej skutki staną się poważne.

Obecnie jesteśmy świadkami dalszego rozwoju systemów ERP. Obecnie jest to nowy standard o nazwie ERP II. Jego głównym założeniem jest praca w sieci, również z wykorzystaniem Internetu. Dzięki temu systemy te pozwalają na wygodny dostęp za pośrednictwem przeglądarek internetowych oraz tworzenie serwisów internetowych dla klientów i kontrahentów.

program erp infografika

System ERP dziś

Dziś ERP stanowi wyposażenie większości przedsiębiorstw. Co ciekawe, rośnie jego zastosowanie nawet w małych firmach. Z badań jasno wynika, że klientów interesuje najbardziej panel narzędzi planowania oraz zaawansowane działanie SCM (Supply Chain Management). Olbrzymie zainteresowanie nowymi narzędziami ERP obserwowane jest w branży transportowej, gdzie planowanie stanowi podstawę działania. Klienci wykazywali też olbrzymie nadzieje z przystosowaniem systemu ERP wobec nowego obowiązku składania jednolitego pliku kontrolnego.

Najczęściej zadawane pytania o system ERP

01 \ Czym jest i jak działa program ERP ODL dla sieci sklepów detalicznych?

System ERP ODL to rozwiązanie dedykowane dla branży retail. Znacząco ułatwia on zarządzanie siecią sklepów poprzez rozwiązania takie jak centralne sterowanie cenami sprzedaży, promocjami, wyprzedażami czy programem lojalnościowym. Program pozwala w łatwy sposób monitorować sprzedaż oraz stany magazynowe, dostarczamy także rozwiązania pozwalające na generowanie licznych raportów przydatnych w analizie wskaźników efektywności i jakości obsługi klienta. Zapewniamy również spełnienie wszystkich wymagań GIODO dotyczących ochrony danych osobowych. (...)

System od ODL to także prosty i intuicyjny interfejs sprzedaży detalicznej, dzięki któremu proces szkolenia nowego pracownika jest banalnie prosty, a obsługa przebiega w sposób płynny i bezproblemowy. Dokładamy również wszelkich starań, by nasze rozwiązania były łatwo integrowane z popularnymi platformami sklepów internetowych. Poprzez odwzorowanie przy tym w swoim obiegu dokumentów wszystkich etapów realizacji zamówień internetowych, ERP umożliwia znaczną automatyzację obsługi sprzedaży.
Rozwiń

02 \ Na czym polega wdrożenie systemu ERP?

Konieczność wdrożenia systemu ERP wynika z konieczności dostosowania go do funkcjonowania przedsiębiorstwa Klienta. Proces ten pozwala dopasować system tak, by jak najlepiej spełniał potrzeby konkretnej firmy. Ze względu na mnogość funkcji i modułowość programu magazynowo-sprzedażowego ODL wdrożenie powinno być przeprowadzone przez wykwalifikowanego konsultanta. Dzięki świetnej znajomości systemu i doświadczeniu może on skonfigurować go wedle potrzeb i uznania użytkownika. (...)

W celu prawidłowego funkcjonowania systemu dla sieci sprzedaży należy określić minimum niezbędnych funkcjonalności, których potrzebuje Klient. Pomaga w tym analiza przedwdrożeniowa - poznanie przebiegu procesów w danym przedsiębiorstwie pozwala upewnić się, że oferowane rozwiązanie spełni wszystkie potrzeby klienta. W razie potrzeby pozwoli także zaoferować dodatkowe moduły i funkcjonalności.
Rozwiń

03 \ Jak długo trwa wdrożenie oprogramowania ERP?

Prawidłowo wdrożony program ERP będzie służył przedsiębiorstwu przez długie lata. Ze względu na to, proces wdrożenia musi być przeprowadzony bardzo dokładnie i drobiazgowo. Czas wdrożenia jest indywidualny, w zależności od tego, jak dużą działalność prowadzi klient i jak zaawansowane rozwiązanie zostanie zastosowane, może on trwać od zaledwie 3-4 tygodni do nawet 12 miesięcy. Najkorzystniejszym pod względem czasu trwania jest wdrożenie, które obejmuje wyłącznie konfigurację systemu, bez programowania. Wymaga ono jednak pewnych kompromisów ze strony klienta.

04 \ Czy jest możliwość przeniesienia danych z używanego dotychczas systemu?

Oczywiście, proces wdrożeniowy obejmuje migrację danych ze starego systemu. Z powodzeniem przeniesiemy dane takie jak kartoteki towarów i kontrahentów czy bilanse otwarcia stanów magazynowych i rozrachunków. Jeśli Klient ma taką potrzebę, oferujemy też opracowanie metody przeniesienia danych z dokumentów sprzedaży za wybrany, wcześniejszy okres.

05 \ Czy system jest dostosowany do pracy zdalnej?

Tak, nasze oprogramowanie jest w pełni przystosowane do pracy zdalnej, oferujemy w tej kwestii dwie opcje:

  • Instalacja systemu w wybranym przez klienta lub rekomendowanym przez ODL centrum obliczeniowym (Więcej informacj: https://odl.com.pl/system/chmura-obliczeniowa)
  • Wykorzystanie własnej infrastruktury sprzętowej oraz uzyskanie zdalnego połączenia przy użyciu protokołu pulpitu zdalnego (Remote Desktop Protocol) firmy Microsoft.

06 \ Ile kosztuje zakup systemu dla sieci sprzedaży?

Całkowita cena systemu ERP składa się z trzech pojedynczych kosztów: zakupu licencji, kosztów procesu wdrożenia oraz rocznego kosztu utrzymania systemu. Wybierając program ERP klient wiąże się z dostawcą na co najmniej kilka lat ze względu na wsparcie posprzedażowe, aktualizację i ewentualny serwis. Z tego powodu przy wyborze nie warto sugerować się wyłącznie ceną, zwróćmy uwagę na doświadczenie usługodawcy w branży, profesjonalizm i opinie użytkowników.

07 \ Dlaczego system ERP wymaga regularnej aktualizacji?

Programy klasy ERP wymagają aktualizacji głównie z powodu nieustannie zmieniających się przepisów prawa. Poza tym, opracowanie nowej wersji pozwala ulepszać system, wzbogacać go o nowe funkcje, a także implementować uwagi użytkowników i naprawiać błędy. Przy każdej aktualizacji systemu sprzedażowego dla firm ODL gwarancja zostaje automatycznie przedłużona o 12 miesięcy.

08 \ Jakie są zasady licencjonowania Systemu ERP ODL?

Licencja udzielana klientowi przez firmę ODL pozwala na bezterminowe i niewyłączne korzystanie z oprogramowania. Liczba użytkowników programu zostaje określona w umowie, system może być jednak instalowany na nieograniczonej liczbie urządzeń. Program może być użytkowany wyłącznie zgodnie z zasadami zawartymi w umowie licencyjnej.

09 \ Jakie zasady obowiązują przy korzystaniu z serwisu ODL?

Do dyspozycji Klienta proponujemy jeden z dwóch wariantów umowy serwisowej, obowiązującej w trakcie określonego czasu eksploatacji Systemu. Wybór wariantu powinien być podyktowany indywidualnymi potrzebami Klienta oraz skalą działalności i zakresem zastosowanych rozwiązań. Poniżej przedstawiamy wyszczególnienie tego, co obejmują poszczególne warianty. (...)

Opcja podstawowa - umowa aktualizacyjna:

  • aktualizacja systemu zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa,
  • naprawa zgłoszonych błędów w bieżącej wersji Systemu,
  • dostęp do bazy wiedzy ODL,
  • możliwość korzystania z usług serwisu ODL według cennika dla stałych klientów,
  • możliwość korzystania ze zdalnej pomocy serwisu ODL.
Opcja rozszerzona - umowa serwisowa:
  • gwarantowany czas reakcji i naprawy poszczególnych awarii,
  • możliwość świadczenia usługi Helpdesk poza standardowymi godzinami pracy biura,
  • ustaloną liczbę godzin doraźnej pomocy technicznej Helpdesk w miesiącu,
  • dostęp do serwera ftp ODL (ftp://ftp.odl.com.pl).
Rozwiń

10 \ Czym jest licencja serwera SQL i czy jest mi potrzebna?

Oprogramowanie dostarczane przez ODL, podobnie jak każdy inny system ERP, wymaga użycia specjalnej infrastruktury sieciowej do zarządzania bazą danych. W przypadku naszych rozwiązań jest to serwer bazodanowy SQL Anywhere, którego producentem jest SAP. Podobnie jak sam system ERP, oprogramowanie to jest licencjonowane. (...)

Główne funkcje serwera SQL w zarządzaniu danymi to:

  • zapewnienie bezpieczeństwa przechowywanej bazie danych (jeśli dysk urządzenia Klienta ulegnie awarii, dane nie zostaną utracone, ponieważ są przechowywane na serwerze),
  • możliwość jednoczesnego dostępu i modyfikacji danych przez wielu użytkowników,
  • przetwarzanie danych za pomocą języka SQL - skutkuje to uproszczeniem wyszukiwania, sortowania i modyfikowania przechowywanych danych,
  • kontrola nad bazą danych - administrator może nadawać i odbierać poszczególnym użytkownikom uprawnienia do przeglądania, zmiany, dodawania lub usuwania konkretnych danych.
Rozwiń
Najnowsze wpisy na blogu
Komentarze: 7
  • Dawid
    Odpowiedz

    Ciekawy i fajnie napisany artykuł. Może stanowić praktyczne kompendium wiedzy na temat systemów ERP i CRM. Mam pytanie, bo jednego nadal nie jestem pewien. Czy system ERP nie może istnieć samoistnie i być wyposażony w moduł odpowiedzialny za relację z klientami? Czy też musi to być integracja dwóch osobnych ERP i CRM?

    • ODL System ERP dla biznesu
      Odpowiedz

      Zarówno system ERP, jak i CRM mogą funkcjonować samoistnie. Integracja jest przydatna z perspektywy tworzenia raportów, ponieważ dane dotyczące transakcji z kontrahentami (ERP) oraz dane na temat aktywności pracowników na rzecz tych kontrahentów (CRM) można łatwo zaprezentować w jednym raporcie.

  • Paweł Obtułowicz
    Odpowiedz

    Super, właśnie czegoś takiego potrzebowałem. Bardzo podoba mi się druga część artykułu, ta o historii i rozwoju systemów ERP. Nie zdawałem sobie dotychczas sprawy jak długo już wspomagają nas komputery. Zastanawiam się jednak nad najnowszym modelem ERP II. Jak zabezpieczyć połączenia wewnętrznego systemu ERP z otwartym internetem? Klienckie VPN i szyfrowanie połączeń wystarczy?

    • ODL System ERP dla biznesu
      Odpowiedz

      Z doświadczeń naszych klientów wynika, że to wystarczy.

  • Agnieszka Ligocka
    Odpowiedz

    Jak szczegółowo można przydzielić pracownikom uprawnienia dostępu do zasobów w kontekście tego, że jedna baza danych zawiera wszystkie kluczowe informacje o przedsiębiorstwie? Czy to się dzieje na poziomie modułów/procesów/miejsca w strukturze organizacyjnej?

    • ODL System ERP dla biznesu
      Odpowiedz

      W większych organizacjach rekomendujemy przydzielanie uprawnień według podziału pracowników na stanowiska. Jeden wzorzec stanowiska można wtedy przydzielić wielu użytkownikom. Niezależnie od uprawnień na poziomie stanowiska, w naszym systemie można dodatkowo ustawić indywidualne uprawniania dla konkretnego użytkownika.

      Po stronie aplikacji pracownik ma dostęp tylko do takich modułów systemu na jakie zezwoli mu administrator. W każdym module także można zarządzić uprawnieniami do konkretnych procesów/typów dokumentów/raportów, aż do poziomu dostępu do konkretnego przycisku i kolumny w raporcie.

  • Weronika
    Odpowiedz

    Bardzo dobrze przygotowany artykuł – znakomicie opisane różnice, bardzo przejrzysta i łatwa w zrozumieniu treść. Mogę z tego miejsca powiedzieć tylko, że nie sądziłam, że system tego typu może mieć tak duży wpływ na większość procesów zachodzących w firmie. Zastanawiam się teraz jednak, czy wdrożenie ERP może się nie udać? Co dokładnie wpływa na sukces adaptacji tego systemu w organizacji?

Dodaj komentarz