System ERP – czym różni się od CRM?

Systemy ERP (enterprise resource planning) i systemy CRM (customer relationship management) to dwa typy oprogramowania najczęściej używane przez firmy do prowadzenia biznesu. Oba służą do zarządzania i optymalizowania procesów zachodzących w przedsiębiorstwie, jednak każdy z nich zaspokaja inne potrzeby organizacji. Oba systemy mogą się wzajemnie przenikać i uzupełniać.

Czym właściwe jest system ERP?

Systemy ERP są narzędziami informatycznymi, które usprawniają zarządzanie zasobami całego przedsiębiorstwa. Ich początki sięgają już lat 60-tych XX wieku (krótka historia ewolucji systemów ERP). Swoim zasięgiem obejmują wszystkie działy w firmie, począwszy od planowania produkcji, poprzez jej wykonanie, magazynowanie produktów, działy handlowe, dział finansowy, kadr i płac, marketingu, serwis, itd. W dużym uproszczeniu, system ERP to ogromna baza danych, do której mają dostęp pracownicy wszystkich działów przedsiębiorstwa, i która umożliwia im efektywne wykorzystywanie możliwości firmy.

Zastosowanie systemu ERP pozwala na bardziej efektywne wykorzystywanie możliwości przedsiębiorstwa. Każdy dział ma stały dostęp do niezbędnych informacji. Dzięki temu ułatwione jest zarządzanie firmą, kontrolowanie bieżących działań, planowanie kolejnych oraz analizowanie wyników. ERP ułatwia także komunikację, przyspiesza obsługę klienta oraz skraca czas oczekiwania na realizację zamówienia lub obsługi serwisowej.

Systemy ERP to narzędzia modułowe i otwarte, co oznacza, że ich wprowadzanie może być wieloetapowe. Można je zintegrować z już istniejącymi w firmie systemami i stopniowo wdrażać go poprzez instalowanie kolejnych modułów. System ERP jest więc zaawansowanym narzędziem informatycznym, które jednocześnie jest stosunkowo proste w obsłudze.

ERP I CRM – zarządzanie procesami i klientami

Zarówno CRM jak i ERP pozwalają na rozpowszechnianie informacji w całym przedsiębiorstwie i służą do usprawniania procesów biznesowych, jednak system ERP skupia się na procesach w całej organizacji, a CRM koncentruje się wyłącznie na relacjach z klientami.

Głównym celem systemu ERP jest zintegrowanie wszystkich procesów biznesowych w przedsiębiorstwie w jednym miejscu – w bazie danych systemu. System zbiera dane, zapisuje je i integruje, tak aby mogły być analizowane w sposób, który pomoże firmie osiągać jej strategiczne cele oraz dostrzec pola, które należy usprawnić. System ERP pomaga organizować i automatyzować wszelkie procesy zachodzące w przedsiębiorstwie – handlowe, logistyczne, księgowe i kadrowo-płacowe.

System CRM również pomaga organizować i automatyzować procesy, jednak jego zasięg jest znacznie mniejszy. CRM pomaga zarządzać, ujednolicać i usprawniać wyłącznie procesy sprzedaży, marketingu i obsługi klienta.

System CRM – zastosowanie i korzyści:

Zastosowanie CRM Korzyści z systemu CRM
Organizowanie i automatyzowanie działań marketingowych Wysoka jakość obsługi klienta
Zarządzanie procesem sprzedaży Efektywność działań sprzedażowych i marketingowych
Automatyzowanie procesu obsługi klienta Pozyskiwanie nowych klientów
Organizowanie komunikacji z klientami Wyższa lojalność klientów
Identyfikacja możliwości biznesowych oraz potencjalnych klientów lub partnerów Wzrost sprzedaży

System ERP – zastosowanie i korzyści:

Zastosowanie ERP Korzyści z systemu ERP
Standaryzacja procesów biznesowych Uporządkowanie danych
Zarządzanie łańcuchem dostaw (zakupy, magazyny, sprzedaż, logistyka) Kontrola kosztów
Prowadzenie księgowości i analiz finansowych Przekrojowe analizy ułatwiające strategiczne decyzje
Zarządzanie zasobami ludzkimi i płacami Zwiększenie efektywności organizacyjnej
Poprawa wyników sprzedaży i zwiększenie zysków przedsiębiorstwa

Przykłady efektu wdrożenia systemu ERP:

  • Skrócenie czasu przygotowywania i zwiększenie ilości pozycji na zamówieniach o blisko 10%.
  • Skrócenie czasu przeszkolenia nowego pracownika magazynu o ponad 85%.

Szczegółowe omówienie korzyści znajdują się w poniższych case studies:

  1. Case study: system ERP ODL wspomaga rozwój przedsiębiorstw
  2. Case study: integracja sklepu www Caterina i wdrożenie inteligentnego algorytmu ODL

ERP czy CRM – co wdrożyć?

co wdrożyć ERP czy CRM?Mniejsze przedsiębiorstwa, szczególnie te o charakterze usługowym mogą najpierw zainwestować w rozwiązanie CRM po to, aby wspierać proces pozyskiwania nowych klientów i poprawić relacje z dotychczasowymi – to zwykle pomaga przyspieszyć rozwój.

Firmy, których działalność opiera się na obrocie towarowym więcej skorzystają z wdrożenia systemu ERP nawet jeśli nie osiągają jeszcze wielkiej skali, ale chciałyby mieć pod kontrolą zakupy od dostawców, magazyny i sprzedaż. Dobrym wyborem jest wtedy system ERP o charakterze modułowym. Na początek można wdrożyć tylko te moduły systemu, które są potrzebne na obecnym etapie rozwoju firmy, a później w trakcie wieloletniej eksploatacji rozbudowywać system stopniowo.

Niezależnie od tego, który system zostanie wprowadzony w pierwszej kolejności, zwykle nadejdzie czas, w którym firma będzie potrzebowała zarówno systemu ERP, jak i CRM. Systemy te uzupełniają się i warto zadbać, aby były zintegrowane w sposób, który pozwala uniknąć wykonywania tych samych czynności dwukrotnie, osobno w każdym systemie.

Warto również pamiętać, iż wiele firm oferujących systemy ERP, chcąc poszerzyć zakres swoich usług i wyjść naprzeciw potrzebom klientów, dodatkowo oferuje własne rozwiązania CRM w pełni zintegrowane z ERP.

Dobierz system ERP dla swojej firmy

Krótka historia systemów ERP

System ERP, podobnie jak każda inna nowatorska myśl technologiczna i pomysł usprawniający, przeszedł znaczną ewolucję. W latach sześćdziesiątych XX w. pojawiły się aplikacje, które można uznać za protoplastę dzisiejszego ERP, bez którego nie mogłoby prawidłowo i optymalnie w stosunku do swoich możliwości funkcjonować żadne współczesne przedsiębiorstwo.

system erp grafika

Ewolucja systemu

W latach 60-tych ubiegłego wieku produkcja wielu zakładów zorganizowana była zupełnie inaczej niż dzieje się to współcześnie. Producenci, aby zapewnić sobie konkurencyjność i możliwości produkcyjne skupiali się na posiadaniu możliwie dużych zapasów, dzięki czemu mogli sprostać nieoczekiwanym zamówieniom. Aby sprawnie zarządzać tak dużymi stanami magazynowymi stworzone zostały pierwsze systemy komputerowe ułatwiające to zadanie. IC (Inventory Control), czyli kontrola zasobów, to początkowo proste aplikacje, które znacznie usprawniały zarządzanie gospodarką magazynową.

W latach 70-tych XX wieku dotychczasowy sposób zarządzania przestrzenią magazynową okazał się mało efektywny. Okazało się, że posiadanie dużych zasobów generowało niepotrzebnie duże koszty. Jednoczesny rozwój technik informatycznych pozwolił rozwiązać ten problem poprzez stworzenie pierwszych systemów MRP (Manufacturing Resource Plannig) służących do planowania zapotrzebowania materiałowego. Systemy te umożliwiały obliczenie zapotrzebowania na materiały odpowiadające nadrzędnym planom produkcyjnym. Pozwoliło to znacznie zmniejszyć przestrzenie magazynowe i tym samym zredukować koszty ich utrzymania. Wyposażenie prostych IC w nowe funkcjonalności pozwalające na podstawie realnych stanów magazynowych sterować procesem zamówień, modyfikować je w razie potrzeb, realizować złożone zamówienia, doprowadziło do powstania pierwszych systemów MRP.

system erp pod lupąKolejnym zadaniem postawionym przed systemami MRP było planowanie zdolności produkcyjnych. Nowe narzędzia pozwalały na planowanie procesu sprzedaży i łączenie go z planowaniem produkcji, w tym z zapotrzebowaniem na materiały. Do systemów MRP dostarczono również moduły pozwalające na kontrolę i zarządzanie załogą zakładu oraz jej pracą.

Lata 80-te to kolejny etap rozwoju istniejących systemów MRP. Z uwagi na ich upowszechnienie oraz obniżenie kosztów wdrożenia, systemy stawały się coraz bardziej popularne. W kolejnym etapie wdrożono w nich funkcjonalność łączącą przesunięcia zapasów z procesami finansowymi. Doprowadziło to do powstania nowej generacji oprogramowania, którym były systemy MRP II. Łączyły one system księgowości finansowej z systemem zarządzania materiałowego. Dzięki temu możliwe było planowanie zapotrzebowania materiałowego z uwzględnieniem zdolności produkcyjnych oraz jednoczesne generowanie powiązanych z tym zestawień finansowych obrazujących w przejrzystej formie stan realizacji planu produkcji. Zestawienia takie wskazywały również możliwe działania korygujące realizację zagrożonego planu produkcji.

Lata 90-te przyniosły dalszy dynamiczny rozwój technik komputerowych. Dzięki ich niesamowicie szybkiemu rozwojowi możliwe stało się rozwijanie systemów MRP II w kierunku objęcia zarządzaniem wszystkich zasobów przedsiębiorstwa. Do rozwijanych systemów wdrażano kolejne moduły, takiej jak zarządzanie projektami, przechowywanie informacji czy system komunikacji. Wzbogacony w ten sposób system MRP II powoli przerodził się we w pełni funkcjonalny system do zarządzania całym przedsiębiorstwem produkcyjnym. Czyli współcześnie znany nam system ERP. Możliwości jakie dają obecnie te systemy nie sposób przecenić. Dzięki scentralizowanej i poddanej specjalistycznej analizie informacji zarządzanie skomplikowanym tworem jakim jest współczesne przedsiębiorstwo stało się znacznie prostsze a jednocześnie bardziej efektywne. System jest tak skonstruowany bym wyszukiwać nieefektywne procesy, podpowiada również jakie działania należy wdrożyć, aby usprawnić i zoptymalizować proces, zarówno pod względem wydajności jak i opłacalności. Dzięki takim narzędziom praca całego przedsiębiorstwa staje się płynnie działającą, wydajną maszynerią. Co ważne, system pozwala śledzić nawet drobne odstępstwa od założeń, a co za tym idzie, daje czas na reakcję korygującą nieprawidłowość zanim jej skutki staną się poważne.

Obecnie jesteśmy świadkami dalszego rozwoju systemów ERP. Obecnie jest to nowy standard o nazwie ERP II. Jego głównym założeniem jest praca w sieci, również z wykorzystaniem Internetu. Dzięki temu systemy te pozwalają na wygodny dostęp za pośrednictwem przeglądarek internetowych oraz tworzenie serwisów internetowych dla klientów i kontrahentów.

program erp infografika

System ERP dziś

Dziś ERP stanowi wyposażenie większości przedsiębiorstw. Co ciekawe, rośnie jego zastosowanie nawet w małych firmach. Z badań jasno wynika, że klientów interesuje najbardziej panel narzędzi planowania oraz zaawansowane działanie SCM (Supply Chain Management). Olbrzymie zainteresowanie nowymi narzędziami ERP obserwowane jest w branży transportowej, gdzie planowanie stanowi podstawę działania. Klienci wykazywali też olbrzymie nadzieje z przystosowaniem systemu ERP wobec nowego obowiązku składania jednolitego pliku kontrolnego.

Dodaj komentarz